Функции руководителя не подлежащие делегированию (4 видео)

Принцип делегирования полномочий

Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Делегирование – это передача определенных задач от сотрудника сотруднику. Это неотъемлемая часть деятельности любой компании. Метод делегирования используется в любом коллективе, даже если сам этот термин не используется. Однако эффективность передачи полномочий зависит от правильности проведения этого мероприятия.

Вопрос: Когда возникает право подписи документов ООО у управляющего — индивидуального предпринимателя, которому переданы полномочия единоличного исполнительного органа: после принятия решения общим собранием участников о передаче ему полномочий или после внесения соответствующих изменений в ЕГРЮЛ?
Посмотреть ответ

Содержание

Понятие делегирования
Цели делегирования
Принципы эффективного делегирования
Разновидности полномочий
Базовые правила передачи полномочий
Что не стоит доверять своим подчиненным?
Функции руководителя не подлежащие делегированию
Эти задачи руководитель не имеет права делегировать
Масштаб бизнеса
Отдел продаж
Стратегия и тактика
Пример первый
Пример второй
Общение с сотрудниками
Очевидные задачи
Зона допустимых отклонений
💡 Видео

Видео:Что такое делегирование? / Делегирование как инструмент руководителяСкачать

Понятие делегирования

Делегирование – это мероприятие по передачи функций от управляющего лица другим работникам. Руководитель ставит перед сотрудником определенные задачи, наделяет его полномочиями для их решения. Самый распространенный пример делегирования – работа по должностной инструкции. Принцип передачи полномочий позволяет руководителю избавиться от самой рутинной работы и заняться только решением приоритетных задач. Если в малой компании управленец еще может справляться со всеми своими функциями самостоятельно, то на большом предприятии это – невыполнимая задача.

Видео:Выпуск 73. Какие функции руководителя нельзя делегировать?Скачать

Цели делегирования

Такой инструмент, как делегирование, используется для следующих целей:

Снижение нагрузки на руководящий состав.
Увеличение эффективности работы каждого звена.
Повышение заинтересованности сотрудников в труде.

Как составить договор о передаче полномочий единоличного исполнительного органа АО управляющему (управляющей организации)?

Это основные цели. Каждая из них влечет за собой выполнение побочных целей. К примеру, руководитель с уменьшенной нагрузкой может решать больше творческих задач, которые позволяют не просто сохранять, но и повышать статус предприятия. Второстепенные задачи могут снизить эффективность деятельности руководителя. Делегирование увеличивает качественную занятость нижних звеньев. То есть сотрудники, не являющиеся руководителями, получают доступ к более сложным и творческим задачам. Это увеличивает заинтересованность в работе, повышает производительность.

Видео:4 задачи руководителя которые нельзя делегировать от Маличевского ВладимираСкачать

Принципы эффективного делегирования

Делегирование осуществляется в соответствии с рядом принципов. Если передача полномочий выполняется правильно, это увеличивает эффективность работы компании на 30-40%. Рассмотрим базовые принципы делегирования:

Единоначалие. Делегировать задачи может только непосредственный руководитель сотрудника. Над каждым работником может стоить только один менеджер. Руководитель высшего звена не может делегировать задачи менеджерам низшего звена. Задачи в данном случае передаются руководителям среднего звена.
Ограничение. При использовании инструмента принципиальна правильная организация вертикали управления. За каждым управленцем закрепляется фиксированное число подчиненных. Руководитель не может передавать свои функции не своим подчиненным.
Соблюдение прав и обязанностей. Сотрудникам запрещается передавать функции, которые не соответствуют их должностной инструкции.
Закрепление ответственности. Если руководитель передает определенную задачу своему подчиненному, это не снимает с него ответственности за ее невыполнение.
Передача ответственности. Если управленец передает сотруднику определенную задачу, он должен быть уверен, что она будет выполнена.
Отчетность. Все нюансы выполнения задач, в том числе нарушение графика и прочее, должны фиксироваться в отчетах.

Соблюдение перечисленных принципов позволяет избежать замедление работы на предприятии.

Видео:Плюсы и минусы делегирования. Маргулан СейсембайСкачать

Разновидности полномочий

При использовании инструмента нужно понять особенности полномочий, которые передаются. Под полномочиями понимаются ресурсы для исполнения поставленной задачи. Рассмотрим основные формы полномочий:

Линейные. В этом случае действует вертикальная система власти. То есть полномочия передаются от руководителей высшего звена руководителям среднего звена, от управленцев среднего звена управленцам низшего звена.
Штабные. Полномочия передаются вне вертикальной системы.

Существует две формы управления: централизованная и децентрализованная. В первом случае большая часть решений принимается высшим руководством. Во втором случае решение важных задач может быть доверено сотрудникам, не относящимся к высшему звену. В последнем варианте сотрудники получают доступ к решению более творческих задач.

Видео:САМАЯ ВРЕДНАЯ ФРАЗА, ПРИВОДЯЩАЯ К ВЫГОРАНИЮ РУКОВОДИТЕЛЯ! Как руководителю начать делегироватьСкачать

Базовые правила передачи полномочий

Делегирование осуществляется в соответствии с правилами, которые были сформированы опытным путем:

Делегирование и жесткая централизация противоречат друг другу. Имеет смысл передавать важные полномочия руководителям среднего и низшего звена.
Основная цель делегирования – обеспечение развития предприятия.
При передаче полномочий нужно принимать во внимание занятость сотрудника. Если работник сильно занят, не стоит поручать ему дополнительные обязанности.
При делегировании нужно всегда предусматривать риск того, что сотрудник не справится с задачей. Учет риска позволит его предотвратить. К примеру, можно задавать предварительные сроки, чтобы оставалось время до основного срока.
Руководитель должен брать на себя ответственность за ошибки, допущенные сотрудником, которому передана задача.

К СВЕДЕНИЮ! Большинство руководителей опасаются делегирования из-за страха того, что сотрудник не справится с задачей. Поэтому именно управленец должен «думать» за работника, предотвращать риск провала проекта. Наиболее простой инструмент – контроль выполнения задачи на каждом этапе ее исполнения.

Что не стоит доверять своим подчиненным?

При делегировании наблюдается две ошибки: страх передачи полномочий сотрудникам или неограниченное делегирование. Не все задачи можно и нужно передавать. Неправильное исполнение ключевых задач может привести к снижению эффективности предприятия. Ошибки в части работы могут быть действительно фатальными. Рассмотрим задачи, которые нежелательно делегировать:

Разработка целей деятельности предприятия.
Принятие решений, которые меняют политику компании.
Контроль над результатами деятельности.
Задачи высокой важности, которые сопряжены с большим риском.
Срочные задачи, для контроля над результатами которых нет времени.
Передача полномочий.

Сотрудникам передаются задачи с поставленными сроками и инструкциями к выполнению. Работникам передается только то, что возможно проконтролировать. Это поможет снизить риски, сопряженные с делегированием. В обратном случае могут возникнуть проблемы.

К примеру, руководитель доверил подчиненному задачу со сжатыми сроками выполнения. Сотрудник плохо справился с заданием, а времени для проверки и для исправления работы не осталось. Работник, которому передаются полномочия, должен обладать соответствующими знаниями. Сотрудник должен понимать, как решать поставленную задачу.

Не рекомендуется передавать те задания, которые должен выполнять непосредственно сам руководитель. Существует работа, которая предполагает высочайший уровень знаний и опыта. К примеру, это следующие задачи:

Передача полномочий руководителя.
Создание правильной рабочей атмосферы.
Контроль деятельности сотрудников.
Анализ поступающей информации.
Решения, касающиеся развития предприятия.

Если руководитель будет брать на себя полную ответственность за делегированные задачи, никаких проблем не возникнет. Сотрудникам поручается задание с поставленными сроками. Предлагаются рекомендации по выполнению. Сотруднику устанавливается промежуточный срок выполнения. После руководитель проверяет результаты работы, исправляет ошибки работника.

Видео:Почему руководители не делегируют?Скачать

Функции руководителя не подлежащие делегированию

Никогда не подлежат делегированию:

1. такие функции руководителя, как:
- o постановка целей;
- o окончательное решение по стратегическим вопросам;
- o контроль результатов;
2. мотивация сотрудников;
3. задачи особой важности (задачи группы А);
4. задачи высокой степени риска;
5. необычные, исключительные дела;
6. актуальные, срочные дела, не оставляющие времени для объяснений или перепроверки;
7. конфиденциальные задачи.

Итак, начиная рабочий день, рассмотрите все имеющиеся задачи с точки зрения возможности их делегирования, определите те, которые подлежат делегированию и действуйте.

Когда делегировать? В ежедневных рабочих ситуациях — всегда, так часто, и так много, насколько позволяет рабочая обстановка. Кроме того, делегирование должно быть использовано в случае существенных изменений в рабочей ситуации, требующих перераспределения функций и полномочий, а именно:

a. при изменении структуры персонала (новое назначение, повышение по службе, увольнение и т.д.);

b. при реорганизации или структурной перестройке отдела (фирмы, подразделения);

c. в кризисных ситуациях;

d. в случае появления новых сфер деятельности или при изменении компетенции.

Само собой разумеется, что делегирование есть не просто поручение или перепоручение задачи — это такое поручение задачи, которое соотнесено с возможностями и способностями (и загруженностью!) подчиненных. Загруженность ваших подчиненных — важнейший регулятор вашей активности при делегировании.

Вопрос о том, как делегировать, можно поставить точнее, а именно: как делегировать правильно и эффективно. Поговорим об этом. Ниже приводятся основные правила делегирования, носящие преимущественно психологический характер.

Видео:Начинающий руководитель: что важно сделать первым делом? / Александр ВысоцкийСкачать

Эти задачи руководитель не имеет права делегировать

Генеральный директор ГК «Олимпроект»

Руководителю стоит задавать себе почаще вопрос, помогает он сотрудникам выполнять свои обязанности или только мешает. Организации со штатом сотрудников до 300 человек особенно чутко и остро ощущают умение начальства распределять поток задач внутри команды.

Владимир Ковалев, генеральный директор ГК «Олимпроект», рекомендует составить список задач, которые вы хотите выполнять самостоятельно и задуматься. Вот что из этого может получиться.

Видео:5 типичных ошибок руководителя в управлении персоналом/ Александр ВысоцкийСкачать

Масштаб бизнеса

Есть примеры, когда предприниматель не сразу осознает разницу между пятью людьми в штате и сотней. Модель управления, схема распределения обязанностей остается прежней, но что-то идет не так.

Генеральный директор стремится, как и прежде, быть на всех уровнях управления проектов, участвовать в принятии даже линейных решений – в итоге растет напряжение в офисе, особенно от этого страдает «офицерский» состав (руководители департаментов). При определении задач, которые хотите сохранить за собой, подумайте об объеме бизнеса.

Видео:Страх делегирования. Я всё сделаю САМ! Главное - это качество работы!Скачать

Отдел продаж

Необходимость этого подразделения иногда преувеличена. Как правило, сотрудники отдела продаж не слишком погружены в нюансы работы и услуг, которые предоставляет компания. И в конечном итоге могут «напродавать» того, что реализовать на практике в заявленные сроки нельзя или, что чаще, не обеспечивает плановую рентабельность из-за недоучтенного субподряда или иных расходов.

С задачей презентовать компанию лучше всего справится ее глава, особенно это касается B2B-cектора%

Во-первых, заказчик видит в собственнике эксперта отрасли, понимает, что он может решить сложный комплекс задач и проблем, с которыми неминуемо сталкивается любой проект, а значит, и сам заказчик при его реализации.
Во-вторых, заказчики понимают, что их проект не проходной или малозначительный для компании. На рынке B2B-услуг есть примеры, когда одна сторона обижалась на другую из-за того, что не ощущала свою ценность. Клиенту важно, что даже по не самому крупному контракту генеральный директор едет договариваться о стоимости и объеме работ сам, а не присылает представителя.

Видео:Почему опытные руководители не боятся делегировать задачи подчинённым - Инга ОрловаСкачать

Стратегия и тактика

Иногда их путают в попытке угнаться за результатом, и предприниматель невольно делегирует стратегические функции. Нужно периодически проводить ревизию поставленных задач и определять, какие из них определяющие для бизнеса, а какие нет.

Главное держать четкую стратегическую линию для топ-менеджмента. У них нет этой интуиции, понимания, где и какие решения имеют долгосрочное значение, какие методики развития бизнеса нужны на данном этапе роста. И нельзя требовать этого от сотрудников, потому что ответственность и риски лежат на собственнике. Тем более иногда стратегия корректируется на основании текущей тактической ситуации. И это взаимозаменяемые понятия — не стоит жертвовать тактикой ради стратегии, если это приносит успех.

Пример первый

Никогда линейный руководитель не согласится выполнять новый объем работ или дорабатывать проект с учетом многочисленных «хотелок» и неожиданных дополнительных вводных заказчика, если это не обеспечивает плановую рентабельность (даже если KPI на это не завязан). Но в отдельных ситуациях лучше уступить клиенту и не допустить конфликта. Это позволит не тормозить проект и обеспечить его успешное завершение, а значит не допустить репутационных рисков.

Пример второй

Для большинства клиентов подписание договора (неважно на 100 рублей или 100 млн) ситуация стандартная: обсудили условия, прошли через непростой процесс согласования документов (при этом работы, как правило, уже начаты и ведутся за счет компании) и вперед. А вот оплата дополнительных работ, которые не входят в основные пункты договора – вызывают иногда удивление.

Заказчик предпочитает либо, чтобы эти услуги провели бонусом, либо хочет большую скидку. Здесь, несмотря на тактическую ситуацию (если у компании не один ключевой контракт), необходимо принимать только стратегический подход.

Оба примера связаны с репутацией – одним из важнейших активов компании. И решение в обоих случаях должен принимать собственник, хотя ситуации по всем критериям исключительно тактические.

Видео:Как руководителю НАЧАТЬ делегировать? | ДЕЛЕГИРОВАНИЕ полномочий и ответственности!Скачать

Общение с сотрудниками

Часто владельцы бизнеса общаются только с линейными руководителями и не вовлекаются в работу остальных сотрудников. Не стоит игнорировать коммуникацию с рядовым менеджментом – успех компании зависит от вовлеченности всей команды.

Только генеральный директор, поддерживая эмоциональный контакт, дает уверенность в будущих победах. Но помните, что умение линейных руководителей вовлечь сотрудников своего отдела в бизнес-процессы компании — один из основных параметров оценки их KPI.

Неразрывная связь между собственником, начальниками подразделений и линейными работниками нужна компании как воздух. Например, задачи, которые можно делать по плану неделю, непосредственный исполнитель по просьбе собственника в состоянии сделать и за день.

Использовать это на постоянной основе нельзя, да и просто вредно, но в виде исключения для достижения результата и поддержания боевого духа – иногда можно. К некоторым вопросам необходимо подключаться системно на довольно низком уровне для поддержания высокого качества работ.

Видео:Делегирование полномочий и управление, правила для исполнителей и руководителейСкачать

Очевидные задачи

Конфликтные ситуации с заказчиком. Их урегулирование принимается совместно с главой компании;
Решение о стоимости работ при согласовании коммерческих предложений и скидках клиентам;
Кадровые вопросы, в том числе и поощрения сотрудников.

Видео:3 лучших способа контролировать выполнение задач сотрудникамиСкачать

Зона допустимых отклонений

Умение делегировать – опыт, приобретенный путем проб и ошибок. Не бойтесь распределять обязанности в комфортном для себя режиме. Существует зона допустимых отклонений и не страшно, если сотрудник решит задачи под другим углом, ведь в конечном итоге проект будет реализован.

При формировании политики делегирования четко осознавайте, что сотрудники мыслят иначе, имеют свою логику. Главное «не бить по рукам» и не раздражаться, когда они не совпадают с вашим видением. Подчиненные должны решать вопросы с учетом стратегии компании, но тактика, инструментарий могут отличаться.

Важно дать шанс исправить ситуацию, если возникла проблема – тут сразу становится понятно, может или нет человек решать задачи на высоком уровне.

Находите в топах сильные качества и давайте поручения, которые лучше всего будут ими реализованы. Не сравнивайте себя с ними и не попрекайте личными достижениями.