Издания не подлежащие записи в инвентарную книгу

Больше материалов по теме «Бухгалтерский учёт» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Библиотечный фонд – это совокупность всех книг и документов, хранящихся в библиотеке. Его нужно обязательно учитывать. Все сведения, касающиеся фонда, каждый год направляются в Единый информационно-вычислительный центр Минкультуры. Ответственность за достоверность всей предоставленной информации несет руководитель библиотеки. Грамотный учет позволяет предупредить сложности при сборе этих данных. Правильный учет представляет собой совокупность правил и норм, направленных на обобщение и фиксацию сведений. Он подразделяется на 2 части: фиксация поступления документов и их выбытия.

Видео:Современные требования к ведению документации в школьной библиотекеСкачать

Формирование Правил

Первый шаг к грамотной организации учета – создание перечня Правил. В них нужно зафиксировать все особенности, касающиеся конкретной библиотеки:

• Статус учреждения.
• Структура фонда.
• Технологии, применяемые в целях учета.
• Сроки, в которые нужно поставить документы/книги на учет.
• Порядок выбытия книг из фонда.

Составленная инструкция согласуется с учредителем. Правила регулируют все аспекты учета. В них должны содержаться эти положения:

• Цели учета.
• Метод отслеживания достоверности информации.
• Сроки, в которые нужно поставить поступившие документы на учет.
• Регистры для индивидуального и общего учета.
• Элементы, включенные в первичную обработку поступивших бумаг.
• Методы маркировки.
• Особенности хранения документов.
• Причины выбытия бумаг.

В Правилах рекомендуется перечислить все положения, значимые для конкретной библиотеки. Имеет смысл указать все нюансы. Норматив по списанию согласовывается с учредителем.

К СВЕДЕНИЮ! Распространенные причины выбытия, которые указываются в Правилах: износ, наличие дефектов, содержание документа устарело, пропажа, кража, невозможность воспроизвести на новых электронных носителях. Перечисленные причины должны быть установлены актом.

Видео:Алгоритм списания литературы из школьного библиотечного фондаСкачать

Что не требуется учитывать

Библиотечное учреждение должно вести учет всех поступивших и выбывших бумаг. Неважно, когда поступила и на чем содержалась информация. Однако есть исключения. В частности, можно не вести учет бумаг, не связанных с библиотечным фондом. Это могут быть эти поступления:

• Конфиденциальная документация.
• Бумаги, сделанные на оборудовании, принадлежащем библиотеке.
• Документы, связанные с управленческими целями.
• Бумаги личного свойства.

Если в учреждение поступили материалы, украшенные драгметаллами, учет их ведется отдельно. Для этого заводится специальная инвентарная книга. Рекомендуется сразу же назначить работников, которые будут ответственны за подписание актов.

Видео:Забыл вернуть книгу в библиотеку? Досмотри ролик до конца #библиотека #книги #культурарядомСкачать

Кто ответственен за учет

Обязанность по учету обычно возлагается на сотрудников отдела создания фонда. За достоверность сведений, указанных в учетных документах, отвечает руководитель этого отдела. Однако в маленьких библиотеках может просто не быть подобного отдела с узкой специализацией. Что делать при наличии этих обстоятельств? Следует возложить ответственность за учет на работника учреждения с высокой квалификацией. Бухучетом будут заниматься бухгалтеры.

ВАЖНО! Сотрудники библиотеки должны самостоятельно вести учет. Они отвечают за комплектование и хранение документации.

Видео:Учебники в школьной библиотекеСкачать

Состав фонда

Главный принцип создания фонда – универсальность. К услугам библиотеки прибегают разные люди, а потому сотрудники должны обеспечивать разнообразие книг. Объем художественных книг должен составлять не меньше половины от общего числа.

Видео:Стрим с Борисом Надеждиным и Екатериной ШульманСкачать

Нюансы списания

Списание выполняется только при наличии причин, содержащихся в Правилах. К примеру, это могут быть следующие причины:

• Книги не пользуются популярностью у посетителей библиотеки.
• Электронные файлы не соответствуют программному обеспечению.
• В документах есть дефекты.
• Содержание документов устарело.

Списание – это процедура, которая подразделяется на эти этапы:

1. Подготовка файлов, которые нужно списать.
2. Формирование комиссии, ответственной за исключение.
3. Ознакомление участников комиссии с бумагами, которые нужно списать.
4. Подготовка файлов на выбытие.
5. Заключение акта о списании.
6. Подготовка бумаг, подтверждающих утрату файлов.
7. Утверждение акта о выбытии.
8. Направление акта в бухгалтерию, его регистрация.
9. Фиксация изменений в учетной документации.
10. Проведение процедур по перераспределению файлов.
11. Уведомление учредителя о том, что состав имущества изменился.

В комиссию по списанию входят только сотрудники с достаточной квалификацией, которые уполномочены принимать решения по изменению состава файлов.

Видео:Библиотечное документоведение: комплексный подход (Основы документологии-всеобщей теории документа)Скачать

Корректировки

Учет фондов выполняется на базе Порядка, установленного Приказом Минкультуры №1077 от 8 октября 2012 года. В пункте 1.4 Порядка №1077 указано, что учитывать нужно все документы, которые вошли в фонд учреждения. Неважно, на каком носителе находится файл. Учет выполняется или в бумажной, или в электронной форме.

Корректировки в акт были внесены Приказом №115 от 2 февраля 2017 года. Были изменены причины списания файлов:

• Если документы пришли в ветхость или устарели, они могут быть безвозмездно переданы ФЛ или ЮЛ. Если файлы не востребованы в течение полугода, они могут быть отправлены в центры вторичного сырья.
• Если в фонде есть непрофильная документация, она может быть отправлена в обменный фонд. Потом файлы безвозмездно отправляются НКО или коммерческим компаниям.

В Порядок внесены положения, изменяющие содержание акта. В частности, теперь в акте нужно указывать сведения о решении (название, номер), подтверждающем эти факты (пункт 5.7.3 Порядка №1077):

• Списание.
• Реализация списанных файлов ЮЛ или ФЛ.
• Безвозмездная передача файлов.
• Направление бумаг в пункт вторичного сырья.

Перечисленные бумаги нужно приложить к акту.

Видео:АУДИОКНИГА: ИНТУИЦИЯ ЕЁ НЕ ОБМАНУЛА СЛУШАТЬ РОМАНСкачать

Бухучет составляющих фонда, являющихся основными средствами

В пункте 38 Инструкции №157н указано, что все объекты, включенные в фонды, считаются ОС вне зависимости от продолжительности их использования. Траты на покупку объектов для формирования фонда фиксируются по коду направления расходов 244 и статье 310 «Повышение стоимости ОС».

Учет составляющих фонда выполняется с помощью счета 101 07 (основание – пункт 53 Инструкции №157н). Объекты, включенные в фонд, отличаются рядом преимуществ. Это следующие особенности:

• Составляющие БФ не нумеруются в качестве самостоятельных инвентарных предметов.
• Эти объекты не входят в инвентарные списки активов, не являющихся финансовыми.
• Файлы стоимостью до 3 тысяч рублей амортизируются.

ВАЖНО! На файлы стоимостью до 40 тысяч рублей начисляется амортизация в объеме 100% стоимости (по балансу) при направлении предмета в использование.

Видео:НОВЫЕ КНИГИ ИЗ БИБЛИОТЕКИ. НЕ ОЖИДАЛА НАЙТИ ЭТУ КНИГУ В БИБЛИОТЕКЕСкачать

Бюджетный учет

В рамках бюджетного учета выполняются эти записи:

• ДТ1106 31 310 КТ1302 31730. Поступление книг от поставщика.
• ДТ1101 37 310 КТ1106 31310. Принятие к учету изданий.
• ДТ1401 20 271 КТ1104 37410. Начисление амортизации в объеме 100% стоимости.
• ДТ1 101 37 310 КТ1 401 10180. Учет изданий, которые пришли на основании договора дарения.

Все записи выполняются на основании первички. К примеру, выбытие выполняется на основании акта о списании.

Видео:Учёт периодических печатных изданийСкачать

Суммарный учет

Суммарный учет – это учет группами на основании одной бумаги. К примеру, это может быть накладная, счет. Если сопроводительного документа нет, оформляется акт приема. Для учета нужна специальная книга. Она подразделяется на 3 части:

1. Поступление файлов.
2. Выбытие.
3. Итоги движения внутри фонда.

Видео:Когда забыл сдать книгу в библиотеку во время... #библиотека #библиотекарь #любимаяработаСкачать

Учет библиотечного фонда по новым правилам

Автор: Фурагина О., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Рассмотрим особенности учета такого нефинансового актива, как библиотечный фонд, согласно последним изменениям в нормативно-правовых актах, регулирующих порядок ведения бухгалтерского учета в учреждениях госсектора.

Счет учета библиотечного фонда.

В казенных учреждениях библиотечный фонд, за исключением периодических изданий, входящих в его состав, учитывается на счете 0 101 38 000 «Прочие основные средства – иное движимое имущество учреждения» (п. 5 Инструкции № 162н, ч. 3 Методических рекомендаций по применению Федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Основные средства» (приложение к Письму Минфина РФ от 15.12.2017 № 02-07-07/84237).

Несмотря на то, что библиотечный фонд является инвентарным объектом, ему не надо присваивать инвентарный номер (п. 46 Инструкции № 157н).

К сведению: книжная или иная печатная продукция, не предназначенная для библиотечного фонда, учитывается в составе прочих материальных запасов (п. 99 Инструкции № 157н).

Групповой учет библиотечного фонда.

Объекты основных средств, срок полезного использования которых одинаков, стоимость которых не является существенной (например, библиотечные фонды), могут в соответствии с принятыми положениями учетной политики объединяться учреждением в один инвентарный объект, признаваемый для целей бухгалтерского учета комплексом объектов основных средств (п. 10 СГС «Основные средства»).

Учреждение самостоятельно в рамках своей учетной политики определяет состав такого инвентарного объекта и существенность информации, раскрываемой в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

С целью объединения библиотечного фонда в один инвентарный объект учреждение вправе в рамках учетной политики определить, что критериями признания стоимости объектов библиотечного фонда несущественной являются критерии, установленные СГС «Основные средства» для начисления 100 %-й амортизации при вводе в эксплуатацию (стоимость до 100 000 руб.) (ч. 4 Методических рекомендаций).

Для группового учета объектов библиотечных фондов открывается одна инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032). Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой (п. 54 Инструкции № 157н,Приказ Минфина РФ № 52н). Данная карточка открывается на основании акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101), а закрывается на основании акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144).

Амортизация библиотечного фонда.

В соответствии с п. 39 СГС «Основные средства» на библиотечный фонд начисляется амортизация:

стоимостью до 100 000 руб. включительно – в размере 100 % первоначальной стоимости при выдаче в эксплуатацию;

стоимостью свыше 100 000 руб. – в соответствии с рассчитанными нормами амортизации.

Для начисления амортизации на объект (группу объектов) библиотечного фонда стоимостью свыше 100 000 руб. необходимо выбрать один из трех методов и закрепить его в учетной политике (п. 36, 37 СГС «Основные средства»):

линейный метод, который предполагает равномерное начисление постоянной суммы амортизации на протяжении всего срока полезного использования актива;

метод уменьшаемого остатка, при использовании которого годовая сумма амортизации определяется исходя из остаточной стоимости объекта на начало отчетного года и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования этого объекта и коэффициента не выше 3, используемого субъектом учета и установленного им в соответствии с его учетной политикой;

пропорционально объему продукции. Данный метод заключается в начислении суммы амортизации, основанной на ожидаемом использовании или ожидаемой производительности актива.

К сведению: при одинаковых способах получения будущих экономических выгод или полезного потенциала для объектов основных средств, входящих в одну группу основных средств, возможно применение одного метода начисления амортизации к группе основных средств в целом.

Согласно п. 35 СГС «Основные средства» срок полезного использования объекта основных средств определяется исходя:

а) из ожидаемого срока получения экономических выгод и (или) полезного потенциала, заключенных в активе, признаваемом объектом основных средств.

При этом по объектам основных средств, включенным согласно Постановлению Правительства РФ от 01.01.2002 № 1 «О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы» в 1 – 9-ю амортизационные группы, срок полезного использования определяется по наибольшему сроку, установленному для указанных амортизационных групп.

Например, ОК 013-2014 (СНС 2008) предусмотрен код 740.00.10.01 «Литературные произведения», который относится к 7-й амортизационной группе (срок полезного использования – свыше 15 до 20 лет включительно);

б) из рекомендаций, содержащихся в документах производителя, входящих в комплектацию объекта имущества, и (или) решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов (например, учитываются ожидаемый срок использования, физический износ объекта учета).

Амортизация начисляется с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта ОС к бухгалтерскому учету, до 1-го числа месяца, следующего за месяцем выбытия объекта с учета, или месяца, в котором его остаточная стоимость стала равной нулю (п. 33, 34 СГС «Основные средства»).

Начисление амортизации отражается бухгалтерской записью (п. 19 Инструкции № 162н):

Дебет счета 1 401 20 271 «Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов», соответствующих счетов аналитического учета счета 1 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (1 109 60 271, 1 109 70 271, 1 109 80 271)

Кредит счета 1 104 38 411 «Уменьшение стоимости прочих основных средств – иного движимого имущества учреждения за счет амортизации»

Учет периодических изданий для формирования библиотечного фонда.

Расходы на оплату подписки на периодические и справочные издания с учетом доставки подписных изданий, если она предусмотрена в договоре подписки, отражаются по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (Порядок № 209н).

Для учета периодических изданий (газет, журналов и т. п.), приобретаемых учреждением для комплектации библиотечного фонда, предназначен забалансовый счет 23 «Периодические издания для пользования» (п. 377 Инструкции № 157н).

Периодические издания учитываются в условной оценке «один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) – 1 руб.».

Выбытие периодических изданий по любым основаниям отражается на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленного первичным учетным документом (актом приема-передачи, актом на списание, иным актом).

Аналитический учет ведется по объектам учета в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).

В учете оформление подписки необходимо отразить следующими бухгалтерскими записями:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Перечислена предоплата подписки на периодическое издание

Отражены расходы в размере стоимости поступившего номера периодического издания

Зачтен ранее перечисленный аванс

Принято к забалансовому учету периодическое издание

Выбыло с забалансового учета периодическое издание

* По соответствующей подстатье КОСГУ.

Возмещение объекта библиотечного фонда взамен утерянного, испорченного.

В бухгалтерском учете списание утерянного или испорченного по вине читателя объекта библиотечного фонда оформляется актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144) с указанием причины его выбытия из фонда. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, а другой – материально ответственному лицу.

Согласно п. 220 Инструкции № 157н при определении размера ущерба, причиненного хищениями, потерями от порчи материальных ценностей, следует исходить из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов. Но в п. 86 Инструкции № 162н отмечено, что суммы выявленных хищений, потерь от порчи имущества, отнесенные на виновных лиц, отражаются по текущей оценочной стоимости. Она определяется методом рыночных цен на основании данных о сделках с аналогичным или схожим активом, совершенных без отсрочки платежа, в сумме денежных средств, необходимых при продаже (приобретении) упомянутых активов на дату принятия к учету (п. 25 Инструкции № 157н).

Минфин при рассмотрении норм п. 220 Инструкции № 157н в Письме от 23.12.2016 № 02-07-10/77576 пришел к выводу, что при определении текущей восстановительной стоимости можно использовать методы, аналогичные методам определения текущей оценочной стоимости, содержащимся в п. 25 Инструкции № 157н.

Таким образом, по мнению автора, казенное учреждение при определении размера ущерба вправе применять текущую оценочную стоимость.

В учете при возникновении такой ситуации необходимо составить следующие проводки:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Списана начисленная амортизация по утерянному объекту библиотечного фонда

Отражена сумма ущерба от утерянного объекта библиотечного фонда по его оценочной стоимости

Возмещен виновным лицом ущерб в натуральной форме**

Поступили в кассу учреждения наличные денежные средства в возмещение недостач

* По соответствующей подстатье КОСГУ.

** Данная проводка установлена Приказом Минфина РФ от 28.12.2018 № 297н в п. 86 Инструкции № 162н. При этом из п. 7 Инструкции № 162н не исключили проводку Дебет счета 1 101 38 310 / Кредит счета 1 401 10 172.

По мнению автора, учреждениям следует применять бухгалтерские записи согласно последним внесенным в Инструкцию № 162н изменениям.

Напомним главные моменты в части учета библиотечного фонда:

библиотечный фонд учитывается на счете 0 101 08 «Прочие основные средства». Периодические издания, входящие в его состав, как и прежде, отражаются на забалансовом счете 23;

библиотечный фонд можно учитывать одной группой;

при начислении амортизации необходимо выбрать один из трех методов.

Видео:Ответы "Как это по-библиотечному?"Скачать

Начинающему школьному библиотекарю (стр. 7 )

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

8. Регистрация изданий, не подлежащих записи в инвентарную книгу

Не подлежат записи в инвентарную книгу, ноучитываются количественно в КСУ основного фонда без указания стоимости следующие издания:

¨ брошюры объемом до 48 страниц;

¨ книги, полученные библиотекой в дар;

Данные издания не заносятся в инвентарную книгу, но вписываются в «Тетрадь регистрации изданий, не подлежащих записи в инвентарную книгу».

Автор и заглавие

Кривцова Семья. Искусство общения с ребенком

Таким документам удобно присваивать номера с пометкой 103-Д. Буква или буквы могут обозначать следующее Д — дар, Б — брошюрный фонд, з/б – за балансом, б/н — без номера и. т.п. Библиотекарь сам выбирает, как ему пометить данный фонд. Например, номер 103 это номер в инвентарной книге, 103-Д — в «Тетради регистрации изданий, не подлежащих записи в инвентарную книгу».

Если в дар получены ценные на ваш взгляд книги, которые желательно поставить на баланс, то они принимаются актом с указанием цены на каждую книгу и ставятся бухгалтерией на баланс библиотеки и оформляется так же, как и новое поступление. Акт является сопроводительным документом.

При выбытии изданий, не состоящих на балансе ОУ, составляется акт, который в бухгалтерию не передается и в «Тетради учета изданий, не подлежащих записи в инвентарную книгу» делается соответствующая отметка. Количество изданий, списанных по этому акту, вычитается из общего числа изданий, зарегистрированных в КСУ основного фонда во 2-ой части без учета стоимости.

6. Исключение документов из фондов библиотеки

Библиотека ОУ не предназначена для вечного хранения документов, поскольку не является библиотекой депозитарного типа. Практически всё скомплектованное ею, за малым исключением, по мере уменьшения спроса и потери актуальности должно исключаться из фонда для того, чтобы уступить место более актуальным документам. Если книги относятся к числу «нестареющих», они подвергаются физическому износу.

Списание литературы из основного фонда проводится ежегодно. Причин списания несколько:

1. Утеря читателями;

2. Ветхость книг;

3. Устарелость книг по содержанию.

По причине «Устарелось» исключаются из фондов библиотек документы полностью утратившие свою информативность, актуальность в политическом так и в научном и производственном отношениях или в связи с выходом аналогичных произведений, освещающих вопрос более полно и точно, в свете современных научных знаний и в форме соответствующей современным требованиям.

По причине непрофильности исключаются из библиотечных фондов документы, не соответствующие профилю комплектования библиотеки по содержанию, читательскому назначению или иным признакам, ошибочно приобретённые в порядке текущего комплектования. По этой же причине из библиотечных фондов исключаются излишние экземпляры документов.

Ветхими считаются документы, пришедшие в непригодное для использования состояние и, не поддающиеся реставрации, или когда восстановление их экономически нецелесообразно. По этой причине исключаются документы в следующих случаях:

¨ естественное старение полиграфических материалов;

¨ физическая изношенность изданий в результате книговыдачи, то есть использования читателями;

¨ преднамеренная порча изданий читателями (в тех случаях, когда конкретный виновник не может быть установлен);

¨ порча в результате хранения изданий в условиях, не соответствующих установленному стандарту;

¨ порча в результате стихийного бедствия.

На каждый вид списания составляется отдельный акт. Все акты составляются комиссией по списанию и утверждаются директором ОУ. На основании данных актов выбытие отмечается в КСУ основного фонда во второй части и в инвентарной книге, где зачеркивается номер и цена и проставляется номер акта и год выбытия. Затем из каталогов изымаются карточки на списанные книги. А если на одной каталожной карточке стоит сразу несколько инвентарных номеров, то вычеркивается номер соответствующей списанной книги и ставится номер акта и год выбытия.

Форма акта об исключении из библиотечного фонда документов

Рассмотрено на комиссии УТВЕРЖДАЮ

по сохранности фондов______________ ______________________

(подпись лица, утвердившего акт)

от «__»______________20__г. от «__»______________20__г.

Настоящий акт составлен _________________________________________________

(ФИО лиц, участвующих в составлении акта)

_____________________________________________________________________________об исключении из библиотечного фонда __________________________________________

(наименование библиотеки или её подразделения)

____ экз. ____________________ на сумму _______________________________________.

По причине _______________________.

Список выбывших __________________ на «__» _____ листах прилагается.

🎥 Видео

Вебинар по работе с программой "Библиотечное дело" от 24.09.2020 г.Скачать

ПОЧЕМУ ВЫ НЕ НАПИШЕТЕ СВОЮ КНИГУ? 5 ПРОБЛЕМ АВТОРОВСкачать

Порядок расстановки фонда библиотекиСкачать

переделка ДОМАШНЕЙ БИБЛИОТЕКИ 🔥организация и хранение книг📚КНИЖНЫЙ ШКАФСкачать

Как я веду учёт домашней библиотеки. Удобно и лишнего не купишь. И как я слежу за соседями.Скачать

Загадочная Страница | Собираем Все | Сундуки и Примогемы Фонтейна | Геншин Импакт 4.0Скачать

Н.Воеводина "1С:Библиотека" – незаменимый помощник школьного библиотекаряСкачать

Книжная КАША "Списание"Скачать

Новые поступления в библиотеку: что бы хотелось прочесть... #книжныепокупки #marabookСкачать