Перечень документов подлежащих хранению и передаче в архив после окончания любого вида выборов

Видео:Перечень типовых управленческих архивных документов 2019 г. Вебинар отдела комплектования 30.04.2020Скачать

О Порядке хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением муниципальных выборов, и Порядке уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением муниципальных выборов

ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ

О Порядке хранения и передачи в архивы документов,

связанных с подготовкой и проведением муниципальных выборов,

и Порядке уничтожения документов, связанных

с подготовкой и проведением муниципальных выборов

Руководствуясь пунктами 10 и 11 статьи 70 Федерального закона «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», Федеральным законом «Об информатизации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», во исполнение статьи 75 Закона Томской области «О муниципальных выборах в Томской области»,

Избирательная комиссия Томской области п о с т а н о в л я е т :

1. Утвердить Порядок хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением муниципальных выборов и Порядок уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением муниципальных выборов (приложения № 1 и № 2).

2. Постановление Избирательной комиссии Томской области «О Порядке хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением муниципальных выборов, и Порядке уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением муниципальных выборов» от 01.01.2001г. № 19/84 считать утратившим силу.

3. Разместить настоящее постановление на сайте Избирательной комиссии Томской области и направить в территориальные избирательные комиссии.

комиссии Томской области

комиссии Томской области

постановлением Избирательной
комиссии Томской области
/800

хранения и передачи в архивы документов,

связанных с подготовкой и проведением муниципальных выборов

1.1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с пунктами 10 и 11 статьи 70 Федерального закона «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», Федеральным законом «Об информатизации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», со статьёй 75 Закона Томской области «О муниципальных выборах в Томской области» (далее – Закон Томской области).

1.2. Документация комиссий всех уровней, включая подписные листы
с подписями избирателей, бюллетени и списки избирателей, передается по акту участковыми, окружными и муниципальными избирательными комиссиями в постоянно действующие на территории муниципального образования территориальные избирательные комиссии.

Документация избирательных комиссий хранится в помещениях, доступ посторонних лиц в указанные помещения исключен.

1.3. Ответственность за сохранность документации, связанной с подготовкой и проведением муниципальных выборов в Томской области, возлагается на председателя (заместителя председателя или секретаря) соответствующей избирательной комиссии до передачи документации в вышестоящую избирательную комиссию, либо в соответствующее архивное учреждение или до её уничтожения по истечении сроков хранения.

1.4. По истечении сроков хранения, установленных настоящим Порядком, документы постоянного хранения передаются в соответствующее архивное учреждение, а документы временного хранения уничтожаются в соответствии с установленным Порядком уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением муниципальных выборов.

1.5. В соответствии с пунктом 1 статьи 28 Закона Томской области органы государственной власти Томской области, органы местного самоуправления, областные и муниципальные учреждения, а также их должностные лица обязаны оказывать комиссиям содействие в реализации их полномочий в частности, на безвозмездной основе предоставлять необходимые помещения, в том числе для хранения избирательной документации до передачи указанной документации в архив либо уничтожения по истечении сроков хранения, установленных законом, обеспечивать охрану предоставляемых помещений и указанной документации.

1.6. При отсутствии условий хранения территориальная избирательная комиссия вправе рассмотреть вопрос о досрочной передаче избирательных документов на хранение в муниципальные архивы Томской области по описям, утвержденным экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти Томской области в области архивного дела.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел.

Архивы обеспечивают доступ к избирательной документации в соответствии с действующим законодательством.

1.7. В случае рассмотрения в суде жалоб на решение избирательной комиссии об итогах голосования, о результатах выборов, возбуждения уголовных дел, связанных с нарушением избирательных прав граждан Российской Федерации, сроки хранения соответствующей избирательной документации в избирательных комиссиях продлеваются до вступления в законную силу решения суда (прекращения дела в соответствии с законом).

II. О хранении и передаче в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением муниципальных выборов

2.1. В Избирательной комиссии Томской области подлежат хранению в течение одного года со дня официального опубликования (публикации) решения о назначении следующих муниципальных выборов, а затем передаются в архив документы постоянного срока хранения:

копии решений о назначении даты выборов глав муниципальных образований (районов, городских округов);

копии решений о назначении даты выборов депутатов представительных органов муниципальных образований (районов, городских округов);

копии решений (постановлений) по утверждению схемы избирательных округов, образованных для проведения выборов депутатов представительных органов муниципальных образований (районов, городских округов);

первые экземпляры протоколов избирательных комиссий муниципальных образований (районов, городских округов) о результатах выборов глав муниципальных образований (районов, городских округов) и приложенные к протоколам документы: первые экземпляры сводных таблиц; особые мнения членов избирательной комиссии муниципального образования; поступившие в указанную комиссию в период, который начинается в день голосования и оканчивается в день составления протоколов о результатах выборов, жалобы (заявления) на нарушения Закона Томской области и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения;

первые экземпляры протоколов окружных избирательных комиссий о результатах выборов депутатов представительных органов муниципальных образований (районов, городских округов) и приложенные к протоколам документы: первые экземпляры сводных таблиц, с приобщенными к ним особыми мнениями членов избирательных комиссий с правом решающего голоса; поступившие в избирательные комиссии в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей жалобы (заявления) на нарушения Закона Томской области, а также принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения избирательных комиссий.

2.2. В территориальной избирательной комиссии подлежат хранению в течение одного года со дня официального опубликования (публикации) решения о назначении следующих муниципальных выборов, а затем передаются в архив документы постоянного срока хранения:

копии решений о назначении даты муниципальных выборов;

копии решений (постановлений) по утверждению схемы избирательных округов, границ избирательных участков;

копии решений (постановлений) об образовании избирательных участков;

протоколы заседаний комиссий, решения комиссий и документы к ним;

решения о совмещении полномочий избирательных комиссий разного уровня;

документы, представляемые в избирательную комиссию при самовыдвижении кандидата;

документы, представляемые в избирательную комиссию при выдвижении кандидата (списка кандидатов) избирательным объединением;

информация об изменениях в сведениях о кандидатах, представленных ранее;

документы, касающиеся выбытия кандидатов: заявление кандидата о снятии своей кандидатуры, заявление политической партии об отзыве кандидата;

документы представленные для регистрации кандидата: итоговый протокол проверки подписных листов, который прилагается к решению комиссии о регистрации или об отказе в регистрации кандидата;

вторые экземпляры протоколов избирательных комиссий муниципальных образований (районов, городских округов) о результатах выборов глав муниципальных образований (районов, городских округов) и приложенные к протоколам документы: вторые экземпляры сводных таблиц; копии особых мнений членов избирательной комиссии муниципального образования; копии поступивших в указанную комиссию в период, который начинается в день голосования и оканчивается в день составления протоколов о результатах выборов, жалоб (заявлений) на нарушения Закона Томской области и копии, принятых по указанным жалобам (заявлениям) решений;

вторые экземпляры протоколов окружных избирательных комиссий о результатах выборов депутатов представительных органов муниципальных образований (районов, городских округов) и приложенные к протоколам документы: вторые экземпляры сводных таблиц, с приобщенными к ним заверенными копиями особых мнений членов избирательных комиссий с правом решающего голоса; поступившие в избирательные комиссии в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей жалоб (заявлений) на нарушения Закона Томской области, а также копии, принятых по указанным жалобам (заявлениям) решений избирательных комиссий.

первые экземпляры протоколов избирательных комиссий муниципальных образований (сельских поселений) о результатах выборов глав муниципальных образований (сельских поселений) и приложенные к протоколам документы: первые экземпляры сводных таблиц; особые мнения членов избирательной комиссии муниципального образования; поступившие в указанную комиссию в период, который начинается в день голосования и оканчивается в день составления протоколов о результатах выборов, жалобы (заявления) на нарушения Закона Томской области и принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения;

первые экземпляры протоколов окружных избирательных комиссий о результатах выборов депутатов представительных органов муниципальных образований (сельских поселений) и приложенные к протоколам документы: первые экземпляры сводных таблиц, с приобщенными к ним особыми мнениями членов избирательных комиссий с правом решающего голоса; поступившие в избирательные комиссии в день голосования и до окончания подсчета голосов избирателей жалобы (заявления) на нарушения Закона Томской области, а также принятые по указанным жалобам (заявлениям) решения избирательных комиссий;

первые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования; особые мнения членов участковых избирательных комиссий с правом решающего голоса, не согласных с протоколом в целом или с отдельными его положениями; жалобы (заявления) на нарушения Закона Томской области, поступившие в избирательную комиссию в период, который начинается в день голосования и оканчивается в день составления избирательной комиссией протокола об итогах голосования, и принятые по ним решения избирательной комиссии;

протоколы участковых избирательных комиссий об итогах голосования с отметкой «Повторный», «Повторный подсчет голосов» (если такие имеются);

заявления зарегистрированных кандидатов об отказе от получения депутатских мандатов;

экземпляры предвыборных печатных агитационных материалов, экземпляры аудиовизуальных материалов, фотографии иных агитационных материалов, представленные в избирательную комиссию, до начала их распространения;

списки членов избирательных комиссий с правом совещательного голоса, наблюдателей от кандидатов, избирательных объединений, представителей средств массовой информации, присутствовавших при установлении итогов голосования и составлении протоколов;

жалобы и заявления граждан, поступившие в период избирательной кампании;

сметы расходов избирательных комиссий.

2.3. В территориальной избирательной комиссии подлежат хранению не менее одного года со дня официального опубликования решения о назначении следующих выборов, после чего подвергаются экспертизе ценности и сдаче в архив или уничтожению по акту в соответствии с утвержденным Порядком (приложение № 2) следующие документы:

переписка с Избирательной комиссией Томской области, государственными и муниципальными органами, иными организациями;

документы по формированию избирательных комиссий: о выдвижении в состав комиссии (решения, протоколы собраний и т. д.), письменные заявления о согласии быть членом комиссии и др.;

документы о назначении доверенных лиц кандидата: заявление кандидата о назначении доверенных лиц, списки доверенных лиц с указанием сведений о них, приказы (распоряжения) об освобождении от служебных обязанностей на период осуществления полномочий доверенного лица в отношении лиц, находящихся на государственной или муниципальной службе, заявления граждан о согласии быть доверенными лицами, уведомления об отзыве доверенных лиц;

документы о назначении уполномоченных представителей избирательного объединения: решение (протокол) избирательного объединения о назначении уполномоченных представителей, список уполномоченных представителей с указанием сведений о них, заявления граждан о согласии быть уполномоченным представителем, копия решения (протокола) избирательного объединения о прекращении полномочий уполномоченного представителя;

документы о назначении уполномоченных представителей кандидата по финансовым вопросам: заявление кандидата о назначении уполномоченных представителей по финансовым вопросам, список уполномоченных представителей с указанием сведений о них, заявления граждан о согласии быть уполномоченным представителем, копия нотариально удостоверенной доверенности, копия паспорта уполномоченного представителя, заявление кандидата о прекращении полномочий уполномоченного представителя;

акты, приобщенные к первым экземплярам протоколов избирательных комиссий об итогах голосования, о результатах выборов;

заверенные копии приказов (распоряжений) об освобождении от выполнения служебных обязанностей зарегистрированных кандидатов, находящихся на государственной или муниципальной службе либо работающих в средствах массовой информации;

документы, представляемые кандидатами, уполномоченными представителями политических партий при назначении членов комиссии с правом совещательного голоса: решения уполномоченных органов политических партий о назначении членов комиссии с правом совещательного голоса; письменное заявление гражданина о согласии на назначение членом комиссии с правом совещательного голоса;

уведомления кандидатов, политических партий об отзыве доверенных лиц; документы, представляемые уполномоченными представителями политических партий при отзыве доверенных лиц политических партий, прекращении полномочий уполномоченных представителей политических партий: решения уполномоченных органов политических партий об отзыве доверенных лиц политических партий; решение уполномоченных органов политических партий о прекращении полномочий уполномоченных представителей политических партий;

заявления кандидатов о назначении и о прекращении полномочий уполномоченных представителей по финансовым вопросам;

сведения о размере и других условиях оплаты эфирного времени, печатной площади, уведомления о готовности предоставить зарегистрированным кандидатам эфирное время, печатную площадь, поступившие от муниципальных организаций телерадиовещания и редакций муниципальных периодических изданий;

сведения об объемах и стоимости эфирного времени и печатных площадей, предоставленные за плату и бесплатно, поступившие от муниципальных организаций телерадиовещания и редакций и муниципальных периодических печатных изданий;

отчеты окружных избирательных комиссий о поступлении средств, выделенных из муниципального бюджета на подготовку и проведение выборов, и расходовании этих средств;

первичные финансовые документы, приложенные к отчетам избирательных комиссий о поступлении средств, выделенных на подготовку и проведение выборов и расходовании этих средств (за исключением документов, связанных с оплатой труда);

копия отчета избирательной комиссии представительному органу местного самоуправления о расходовании средств, выделенных из муниципального бюджета на подготовку и проведение выборов;

первые экземпляры первого и итогового финансовых отчетов кандидатов;

первые экземпляры первого и итогового финансовых отчетов политических партий о поступлении и расходовании средств избирательных фондов политических партий;

сведения о поступлении и расходовании средств избирательных фондов кандидатов, зарегистрированных кандидатов;

приложенные к итоговым финансовым отчетам кандидатов, зарегистрированных кандидатов первичные финансовые документы, подтверждающие поступление и расходование средств;

документы о результатах проверок государственными органами сведений о доходах и об имуществе, об обязательствах имущественного характера кандидатов.

2.4. В территориальной избирательной комиссии хранятся не менее одного года со дня официального опубликования результатов выборов, а затем уничтожаются по акту в соответствии с утвержденным Порядком (приложение № 2):

вторые экземпляры протоколов избирательных комиссий муниципальных образований (сельских поселений) о результатах выборов глав муниципальных образований (сельских поселений), вторые экземпляры сводных таблиц;

вторые экземпляры протоколов окружных избирательных комиссий о результатах выборов депутатов представительных органов муниципальных образований (сельских поселений), вторые экземпляры сводных таблиц;

вторые экземпляры протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования;

подписные листы с подписями избирателей;

списки лиц, осуществлявших сбор подписей избирателей,

протокол об итогах сбора подписей избирателей;

опечатанные избирательные бюллетени;

заявления (обращения) избирателей о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования;

составленные избирательными комиссиями акты и реестры, не приложенные к протоколам о результатах выборах (об итогах голосования).

2.5. В участковой избирательной комиссии хранятся до истечения срока её полномочий, а затем передаются в избирательную комиссию муниципального образования (окружную избирательную комиссию):

протоколы заседаний участковой избирательной комиссии;

решения избирательной комиссии и документы к ним;

вторые экземпляры протоколов участковой избирательной комиссии об итогах голосования и приобщенные к ним заверенные копии особых мнений членов участковой избирательной комиссии с правом решающего голоса.

письменные заявления избирателей о предоставлении возможности проголосовать вне помещения для голосования;

составленные избирательной комиссией акты, реестры и ведомости, не приложенные к протоколам об итогах голосования;

опечатанные избирательные бюллетени;

постановлением Избирательной
комиссии Томской области

уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением
муниципальных выборов

По истечении срока временного хранения избирательная документация подлежит уничтожению. Решение об этом принимается территориальной избирательной комиссией.

Уничтожение документов производится по истечении сроков их хранения, установленных Порядком хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением муниципальных выборов, только после проведения отбора документов, подлежащих передаче на постоянное хранение в соответствующие архивы, и утверждения описи этих документов экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти Томской области в области архивного дела, сведения о номере описи отражаются в акте об уничтожении избирательных документов.

Документы уничтожаются по акту, подписанному лицами, которые провели их предварительную экспертизу, и утвержденному председателем территориальной избирательной комиссии (форма акта прилагается).

Уничтожение документов производится путем их сжигания, измельчения на фрагменты размером не более 2,5 кв. см, растворения или химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок в присутствии представителя территориальной избирательной комиссии.

Исключается ознакомление посторонних лиц с уничтожаемыми документами и неполное уничтожение документов, позволяющее восстановить их.

к Порядку уничтожения документов, связанных
с подготовкой и проведением муниципальных выборов

Наименование избирательной комиссии

«_____» _____________ 20__ г. № ____________

Председатель территориальной избирательной комиссии

(подпись, фамилия, инициалы)

о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

«_____» ______________ 20__ г.

На основании постановления Избирательной комиссии Томской области от 25 сентября 202 года № _______________ «О Порядке хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением муниципальных выборов, и Порядке уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением муниципальных выборов» отобраны к уничтожению в связи с утратой практической ценности и истечением установленных сроков
хранения следующие документы:

Заголовок дела
или групповой заголовок документов

Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи

Сроки хранения и номера статей
по перечню

Видео:Организация передачи документов в архив организации. 04.12.2023Скачать

14. ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Видео:Памятка по подготовке и передаче документов в архивСкачать

14. Формирование дел и передача их в архив

14. Формирование дел и передача их в архив

14.1. Составление и утверждение номенклатуры дел.

Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы избирательной комиссии, в том числе личные дела, справочные и учетные картотеки и другие учетные формы.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление некорректных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Регламентом избирательной комиссии, положением об аппарате избирательной комиссии, штатным расписанием избирательной комиссии, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 (далее — Перечень), порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК России и избирательными комиссиями, номенклатурами дел избирательной комиссии за предшествующие годы.

Номенклатура дел избирательной комиссии на предстоящий календарный год составляется ответственным за ведение делопроизводства при помощи ПИ ДЕЛО в последнем квартале текущего года, согласовывается с секретарем избирательной комиссии, рассматривается на заседании Экспертной комиссии избирательной комиссии субъекта Российской Федерации по определению исторической, научной и практической значимости документов (далее — ЭК), утверждается председателем избирательной комиссии и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение N 14).

Номенклатура дел избирательной комиссии не реже одного раза в пять лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией государственного архива субъекта Российской Федерации (далее — ЭПК).

В случае возникновения в течение года новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел по указанию председателя избирательной комиссии по согласованию с государственным архивом субъекта Российской Федерации.

По окончании календарного года ответственный за ведение делопроизводства в конце номенклатуры дел составляет итоговую запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Срок хранения документов указывается в номенклатуре дел со ссылкой на статью Перечня. Срок хранения документов, не указанных в данном Перечне, устанавливается ЭК по согласованию с ЭПК.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

14.2. Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование дел.

Законченные делопроизводством документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции, списываются в дело председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии, либо, по их указанию, исполнителем, и сдаются ответственному за ведение делопроизводства не позднее чем через 10 дней после исполнения документа. При этом в нижней части лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте ставится отметка о его исполнении, расшифровывается подпись исполнителя, указывается номер дела по номенклатуре и дата списания. При необходимости отметка об исполнении может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. В РК вносится отметка о списании документа в дело с указанием номера дела согласно номенклатуре дел.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки (дооформления).

Исполненные документы формируются в дела ответственным за ведение делопроизводства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Дела формируются с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в электронные дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дела проверяется правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении, списании в дело и других.

Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.

При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;

в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело. В случае если подборка документов по одному вопросу насчитывает более 100 листов, она может быть выделена в самостоятельное дело;

документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;

в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

При включении в дело факсограммы делается ее ксерокопия, которая подшивается в дело. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на ксерокопии.

В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.

В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа; при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Нормативные и организационно-распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов и хронологии.

Протоколы заседаний избирательной комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию избирательной комиссии помещаются после соответствующего протокола.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.

В деле «Переписка» исходящий (ответный) документ помещается после входящего. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки, систематизируются по хронологии, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.

Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы — по хронологическому.

Если к письмам или к каким-либо иным документам приложены документы с пометкой «ДСП», то все документы по этому вопросу формируются в дело с пометкой «ДСП».

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года — вверху, первым.

14.3. Текущее хранение дел.

Дела с момента их заведения и до передачи в архив или уничтожения в связи с истечением сроков хранения находятся у ответственного за ведение делопроизводства.

Протоколы заседаний, постановления (решения) избирательной комиссии, списки приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений (решений) с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии), списки рассылки постановлений до передачи в архив находятся у секретаря избирательной комиссии.

За сохранность документов и дел ответственность несут секретарь избирательной комиссии и ответственный за ведение делопроизводства.

Дела должны находиться в рабочей комнате или в специально отведенном для этой цели помещении и храниться в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на внутренней стороне дверцы шкафа.

На торцах обложек дела указываются индексы дел по номенклатуре дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене ответственного за ведение делопроизводства.

Проверка проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела ответственным за ведение делопроизводства, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

14.4. Экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности избирательной комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы, независимо от видов носителей и способов записи.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив.

Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, распоряжением председателя избирательной комиссии создается ЭК.

В ее функции входит также рассмотрение и одобрение номенклатуры дел избирательной комиссии.

В состав ЭК включаются члены избирательной комиссии, гражданские служащие аппарата избирательной комиссии, по согласованию, работники государственного архива субъекта Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов осуществляется ответственным за ведение делопроизводства в соответствии с требованиями законодательства и постановлениями ЦИК России, постановлениями (решениями) избирательной комиссии по согласованию и под методическим руководством государственного архива субъекта Российской Федерации.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих архивному хранению; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно), подлежащих хранению в избирательной комиссии до истечения сроков их хранения; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

Обнаруженные в делах с отметкой «ЭПК» документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные дела с отметкой «ЭПК» включаются в акт на уничтожение. При этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.

Выделенные к уничтожению дела и документы уничтожаются путем измельчения, переработки или другими установленными способами.

По результатам экспертизы ценности документов ответственным за ведение делопроизводства составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (приложения N 15, 16) и по личному составу (приложение N 17), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение N 18). Эти документы рассматриваются на ЭК.

Описи дел постоянного хранения подлежат утверждению, а описи дел по личному составу — согласованию ЭПК. После рассмотрения ЭПК описи дел утверждаются председателем избирательной комиссии.

При уничтожении документов со сроком хранения «До минования надобности», «1 год», «3 года» ответственным за ведение делопроизводства составляется акт, который подписывается не менее чем двумя гражданскими служащими аппарата избирательной комиссии и утверждается председателем избирательной комиссии без рассмотрения на ЭК.

Срок хранения «До минования надобности» не может быть менее одного года.

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего производится их физическое уничтожение или уничтожением программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении электронных документов к уничтожению.

Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по миновании в них надобности могут уничтожаться без составления акта.

Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

14.5. Оформление дел.

Дела, подлежащие передаче на хранение в архив, должны быть оформлены соответствующим образом.

Оформление дела включает в себя проверку систематизации документов внутри дела, нумерацию листов, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках. Оформляются обложка и лист-заверитель дела.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проверку систематизации документов внутри дела, правильности их оформления (наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений), нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела (для особо ценных дел, личных дел, а также дел, сформированным по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа), составление листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.

Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение N 19). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.

Обложка дела оформляется черными светостойкими чернилами, разборчиво, без сокращений. Допускается оформление обложки дела с использованием компьютерной техники.

На обложке дела указываются следующие реквизиты: название избирательной комиссии, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

название избирательной комиссии указывается в соответствии с Регламентом избирательной комиссии. При изменении названия избирательной комиссии в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке к старому названию приписывается новое;

делопроизводственный номер (индекс) дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома (части);

заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

дата дела — на обложке дела указываются две даты, которые называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата — это дата самого раннего, а конечная дата — дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия — даты регистрации документов), и не учитываются даты списания документов в дело, указаний по исполнению документов, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.

Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: «Постоянно».

Архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи, номера дела по описи и проставляется в государственном архиве субъекта Российской Федерации.

На торце дела указываются заголовок дела, индекс дела по номенклатуре, дата дела и срок хранения.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Сложенный лист большого формата (A2, A3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером — каждое вложение.

Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.п.), то каждый лист нумеруется отдельно.

Лист с указаниями по исполнению документа нумеруется как отдельный лист.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

В делах постоянного хранения для учета и поиска документов в начале дела может помещаться внутренняя опись (приложение N 20).

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (приложение N 21).

В листе-заверителе дела цифрами и прописью указывается фактическое количество листов в данном деле, физическое состояние документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и т.д.), а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и т.д., ставится дата и подпись гражданского служащего, сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления из документов удаляются.

Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и указания по исполнению документа.

14.6. Передача дел в архив

Передача дел постоянного хранения в архив осуществляется поединично по утвержденным ЭПК государственного архива описям дел постоянного хранения.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов (приложение N 22).

При передаче дел на всех экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела в графе «Примечание» ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в архив дел, инициалы и фамилии лиц, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.

При приеме дел в архиве проверяется правильность их оформления. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных Инструкцией, возвращаются в избирательную комиссию с указанием недостатков для их устранения.

Избирательная комиссия имеет приоритетное право на использование документов, переданных ею на государственное хранение, в том числе на их первую публикацию.

Видео:Архив организации. Понятие. Виды архивов I Алхутова Мария. РУНОСкачать

Оформление дел и передача их на архивное хранение

Оформление дел — это подготовка дела к передаче на архивное хранение (пункт 99 ГОСТ Р 7.0.8-2013). Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации (пункт 3.6.1 Основных правил).

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (пункт 3.6.3 Основных правил).

Полное оформление дел предусматривает:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов, фотографий) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел, на них составляется отдельная опись.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно (пункт 3.6.8 Основных правил).

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно (пункт 3.6.9 Основных правил). Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте (пункт 3.6.13 Основных дел). В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела (пункт 3.6.7 Основных правил).

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки (пункт 3.6.16 Основных правил).

Лист — заверитель дела (заверительная запись) составляется по установленной форме (Приложение 9 к Основным правилам), подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Обратите внимание, что запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и так далее), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (Приложение 10 к Основным правилам), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (Приложение 11 к Основным правилам), в которой указываются (пункт 3.6.18 Основных правил):

• наименование организации;
• наименование структурного подразделения;
• индекс дела;
• архивный шифр дела;
• номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
• заголовок дела;
• крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела;
• количество листов в деле;
• срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «хранить постоянно»).

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другие).

Крайние даты дела указываются арабскими цифрами. Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и так далее), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и тому подобное, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

В архив организации передаются дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве (пункт 3.7.25 Основных правил). Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и так далее).

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов несет руководитель организации. За нарушение архивного законодательства руководителя организации могут привлечь к административной ответственности. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа (статья 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ)).

Организацию или его должностных лиц могут оштрафовать также за непредставление (несообщение) сведений, необходимых для осуществления налогового контроля (статья 15.6 КоАП РФ).

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

📹 Видео

Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.Скачать

1С:Архив – новое решение для хранения и поддержания электронных документов - 8.11.2022Скачать

Архив документов: перечень, штрафы и сроки храненияСкачать

Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.Скачать

Урок 22. Текущее хранение документов. Проведение экспертизы ценности бумажных документов.Скачать

Общероссийское голосование: хранение и передача в архивы документовСкачать

4 часть: Архивное хранение - АРХИВ КОМПАНИИ И СДАЧА ДЕЛ В ГОРОДСКОЙ АРХИВ, в т.ч. электронный архивСкачать

1 часть: Архивное хранение документов - НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (новая, с новыми примерами)Скачать

Создание архива организации. Часть 3. Организация хранения документов (раздел 1).Скачать

Передача документов в архив при ликвидацииСкачать

Мастер-класс на тему «Подготовка и оформление дела перед передачей на постоянное хранение».Скачать

Как составить архивную опись | Мария Алхутова. РУНОСкачать

Создание архива организации. Часть 3. Организация хранения документов (раздел 2).Скачать

Прием и передача дел на архивное хранение в системе «Архивное дело»Скачать

Особые отметки сроков хранения документов - Елена А. ПономареваСкачать

«1С:Архив - новое решение для хранения документов с неограниченным объемом!»Скачать