Перечни документов подлежащих и не подлежащих хранению

С 18 февраля 2020 действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

Среди них он установил новые сроки хранения документов, касающихся обеспечения режима безопасности организации, гражданской обороны, и защиты от чрезвычайных ситуаций (ГО и ЧС).

Видео:Какие документы должны быть на лодку, не подлежащую гос.регистрации? Разъяснения ГИМС МЧССкачать

Чем руководствоваться

Обязательные сроки хранения документов, касающихся обеспечение режима безопасности организации, гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций, с 18.02.2020 регламентирует п. 11 раздела II упомянутого приказа Росархива. Они представлены ниже в таблицах и включают 2 группы документов:

• об организации охраны и пропускного режима;
• об антитеррористической защищенности, пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защите от чрезвычайных ситуаций

Поясним, что в представленных ниже таблицах срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.

Видео:Урок 22. Текущее хранение документов. Проведение экспертизы ценности бумажных документов.Скачать

Документы об организации охраны и пропускного режима

ВИД ДОКУМЕНТА

СРОК ХРАНЕНИЯ

ПРИМЕЧАНИЕ

Договоры на оказание охранных услуг

(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору

Схемы дислокации постов охраны

(1) После замены новыми

Карточки, акты учета наличия, движения и состояния оружия, патронов и специальных средств

(1) При условии проведения проверки

Переписка об оформлении разрешений на право хранения и ношения оружия

Акты аттестации режимных помещений, средств электронно-вычислительной техники, используемой в этих помещениях

(1) После переаттестации или окончания эксплуатации помещения

Журналы приема (сдачи) под охрану режимных помещений, спецхранилищ, сейфов (металлических шкафов) и ключей от них

Книги, журналы учета опечатывания помещений, приема-сдачи дежурств и ключей

Документы (протоколы, акты, справки, сведения, докладные, служебные записки, переписка) о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, перевозке ценностей

Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт

Книги регистрации (учета выдачи) удостоверений, пропусков, идентификационных карт

Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним

Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос материальных ценностей

Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни

Видео:Учет выбытия и проверки наличия и состояния документов в архиве организацииСкачать

Документы об антитеррористической защищенности, пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защите от чрезвычайных ситуаций

ВИД ДОКУМЕНТА

СРОК ХРАНЕНИЯ

ПРИМЕЧАНИЕ

Планы повышения защищенности критически важных объектов

(1) После замены новыми

Паспорта безопасности объектов (территорий) с массовым пребыванием людей

(1) После актуализации паспорта безопасности

Паспорта безопасности объектов топливно-энергетического комплекса

(1) После актуализации паспорта безопасности

Паспорта безопасности объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации

(1) После актуализации паспорта безопасности

Документы (протоколы, планы, отчеты, информации, справки, акты, переписка) о повышении антитеррористической защищенности организации

Журналы инструктажа по антитеррористической защищенности и гражданской обороне

Положения, инструкции, порядки руководителя объектового звена Российской системы чрезвычайных ситуаций (РСЧС)

(1) После замены новыми

Документы (планы, сведения, протоколы, докладные записки, акты, переписка) о деятельности объектового звена Российской системы чрезвычайных ситуаций (РСЧС)

Документы (планы, акты, отчеты, справки, списки, переписка) об организации работы по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций

Планы подготовки и приведения в готовность нештатных формирований гражданской обороны

(1) После замены новыми

Планы действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций

(1) После замены новыми

Переписка о мерах по предупреждению чрезвычайных ситуаций

Планы и схемы оповещения граждан по сигналам оповещения гражданской обороны, при получении информации о чрезвычайной ситуации

До замены новыми

Планы-схемы эвакуации из здания при чрезвычайных ситуациях

До замены новыми

Списки эвакуируемых работников и членов их семей

(1) После замены новыми

Журнал вводного инструктажа по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций

Журналы учета занятий по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций

Книги учета имущества гражданской обороны

Документы (планы, отчеты, инструкции, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации

Документы (акты, заключения, переписка) о пожарах

(1) С человеческими жертвами, при уничтожении документов в результате пожара — Постоянно

Журналы учета инструктажей по пожарной безопасности

Списки противопожарного оборудования и инвентаря

(1) После замены новыми

Переписка о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря

Планы и схемы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации

До замены новыми

«Клерк. Премиум» — закрытое сообщество бухгалтеров. Неограниченные консультации от экспертов «Клерка». Онлайн-курсы и вебинары.

Видео:Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.Скачать

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Видео:1С:Архив – новое решение для хранения и поддержания электронных документов - 8.11.2022Скачать

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Видео:Как уничтожать документы организации? Цена ошибки – штраф или лишение свободы I Алхутова М.М.Скачать

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

• Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
• Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
• Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
• Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Видео:Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.Скачать

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Видео:Знакомимся с новыми правилами хранения и учета документовСкачать

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

• Перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, либо приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
• Документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.

Видео:Новые штрафы за нарушения по хранению документов - Елена А. ПономареваСкачать

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

Видео:Перечень типовых управленческих архивных документов 2019 г. Вебинар отдела комплектования 30.04.2020Скачать

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем-2010 и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.

Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?».

То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.

Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).

Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

Видео:Тема 7. Методика проведения экспертизы ценности документовСкачать

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:

• отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
• избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.);
• сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

Видео:Особые отметки сроков хранения документов - Елена А. ПономареваСкачать

Оформляем факт уничтожения документов

Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию.

Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:

• наименование документа и название компании, от имени которой он составляется;
• дату оформления акта;
• описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения);
• подписи с расшифровками Ф. И. О. ответственных лиц.

Образец акта об уничтожении документов разработали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к К+ и переходите к образцу.

Видео:Новые требования к хранению документов бухгалтерского учета | Ирина Шапошникова. РУНОСкачать

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно (с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК), руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 5 000 до 10 000 руб.

Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.

Видео:Проблемные вопросы передачи документов от старого директора к новомуСкачать

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.

В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).

Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:

• запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
• нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
• нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
• необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.

О том, как уничтожают печати, читайте в статье «Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)».

Видео:Оформление дел на хранение. Фрагмент семинара - Елена А. ПономареваСкачать

Итоги

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом.

Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.

Видео:Урок 14. Регистрация документов. Подписание и утверждение документов.Скачать

Какие сроки хранения документов-оснований к приказам, отпускам без сохранения и к ежегодным отпускам?

О. Я. Решетова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях

Видео:Сроки хранения приказов с 18.02.2020 - Елена А. ПономареваСкачать

Вопрос

У нас возник вопрос по срокам хранения некоторых документов:

• основания к приказам по личному составу,
• основания к отпускам без сохранения;
• основания к ежегодным отпускам кроме графика отпусков (заявления о переносах, предоставлении отпуска).

Видео:Новый срок хранения документов, компенсации удалёнщикам, возврат маркированного товараСкачать

Ответ

В общем случае документы-основания к приказам, распоряжениям по личному составу хранятся столько же, сколько сами приказы — 50/75 лет ЭПК.

Такой же срок хранения установлен для документов-оснований к приказам об отпусках без сохранения заработной платы — 50/75 лет ЭПК.

Распоряжения (документы-основания к ним) по ежегодным оплачиваемым отпускам работников должны храниться 5 лет, а в отношении работников с вредными и (или) опасными условиями труда срок хранения составляет 50/75 лет ЭПК.

Если заявление о ежегодном отпуске явилось основанием для его предоставления, и оно не вошло в личное дело работника, срок хранения данного заявления составит 5 лет. Если заявление вошло в личное дело работника, оно должно храниться 50/75 лет в зависимости от даты окончания его делопроизводством.

Видео:Урок 5. Правовые основы документационного обеспечения управления.Скачать

Обоснование

Сроки хранения архивных документов определены, в частности, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236) (далее — Перечень типовых управленческих архивных документов).

Соблюдать указанные в Перечне сроки необходимо в силу ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ).

Обращаем внимание: Росархив указал, что Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236, которым утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, обратной силой не обладает. Сроки хранения, установленные этим Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до вступления в силу указанного Приказа. Исключением являются документы, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если описи и акты утверждены до вступления в силу данного Приказа (Письмо от 13.03.2020 N Р/М-479).

Для государственных органов, подведомственных им организаций, а также для кредитных организаций утверждаются отдельные перечни архивных документов с указанием сроков их хранения (ч. 1, 1.1 ст. 23 Закона N 125-ФЗ).

Сроки хранения документов по личному составу предусмотрены ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ:

• если делопроизводство закончено до 01.01.2003 — 75 лет;
• если делопроизводство закончено после 01.01.2003 — 50 лет.

Указанные сроки не применяются к тем документам по личному составу, для которых Перечнем типовых управленческих архивных документов (другими перечнями) установлен иной срок хранения (ч. 4 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).

Примеры сроков хранения некоторых кадровых документов

Утверждены следующие сроки хранения, в частности, приказов по личному составу (ст. 434 Перечня типовых управленческих архивных документов):

• о приеме, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения зарплаты — 50 лет, если делопроизводство закончено после 01.01.2003 (75 лет, если оно закончено до этой даты);
• о ежегодно оплачиваемых отпусках (кроме приказов об отпусках работников с вредными и (или) опасными условиями труда), отпусках в связи с обучением — 5 лет;
• о дисциплинарных взысканиях — 3 года.

Правила внутреннего трудового распорядка организации хранятся 1 год, графики отпусков — 3 года (ст. ст. 381, 453 Перечня типовых управленческих архивных документов).

Сроки хранения архивных (в том числе кадровых) документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним было закончено, а реестров, книг, журналов — с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение (ч. 2 ст. 21.1 Закона N 125-ФЗ, п. 4.1 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск храните пять лет, а по работнику с вредными и (или) опасными условиями труда, а также если включили заявление в состав личного дела работника — 50 (если оно оформлено после 01.01.2003) и 75 лет (если оформлено до 01.01.2003). Срок исчисляйте с первого января, следующего за годом, в котором заявление было закончено делопроизводством (ч. 1 ст. 17, ст. 21.1, ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле, пп. «б», примечание (1) ст. 434, ст. 445 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, п. 4.8 Инструкции по применению указанного Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).

Включать заявления работников на ежегодный отпуск в их личное дело или нет, вы вправе определить сами в локальном нормативном акте с учетом ч. 1, 4 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ.

Материалы вашему вопросу, размещенные в СПС КонсультантПлюс.

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов независимо от их форм собственности регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125-ФЗ). Обязанность по ведению и обеспечению сохранности соответствующей кадровой документации установлена в ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ.

Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 01.01.2003, хранятся 50 лет, документы, законченные делопроизводством до указанной даты, хранятся 75 лет, кроме тех документов, в отношении которых установлены иные сроки хранения. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.

Установленные сроки хранения документов должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению (ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ, п. п. 4.1, 4.3, 4.8 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237 (далее — Инструкция N 237)).

На основании ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236) (далее — Перечень).

Приказы, распоряжения (документы к ним), в частности по ежегодным оплачиваемым отпускам работников, должны храниться 5 лет, а в отношении работников с вредными и (или) опасными условиями труда срок хранения составляет 50/75 лет (п. «б» ст. 434 Перечня).

Документы, вошедшие в личное дело работника организации, хранятся в течение 50/75 лет (ст. 445 Перечня). Поэтому работодатель может в локальном нормативном акте самостоятельно определить, будут заявления о предоставлении отпуска являться частью личного дела работника или нет. При включении локальным актом в состав личного дела любых заявлений работника, в том числе заявлений о ежегодном отпуске, срок их хранения, согласно Перечню, с 5 лет увеличится до 50/75 лет.

Личные дела работников организации после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение экспертно-проверочной комиссией, о чем свидетельствует соответствующая пометка в ст. 445 Перечня (сноски 1, 2 к Перечню, п. 4.9 Инструкции N 237).

Таким образом, если заявление о ежегодном отпуске явилось основанием для его предоставления, и оно не вошло в личное дело работника, срок хранения данного заявления составит 5 лет, если заявление вошло в личное дело работника, оно должно храниться 50/75 лет в зависимости от даты окончания его делопроизводством.

Срок хранения заявления о ежегодном отпуске работника с вредными и (или) опасными условиями труда составит 50/75 лет в зависимости от даты окончания его делопроизводством.

Дополнительные материалы по вашему вопросу

О. Я. Решетова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях

Присоединяйтесь к нам в социальных сетях

Поможем не забыть сделать главное

Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.

#Специалист по кадрам #Бюджетник #Документационное обеспечение работы с персоналом

Видео:Перечень обязательной технической документации в МКД.Скачать

Возможно, вам будут интересны эти темы:

Минтруд разработал формы, по которым предстоит передавать сведения о потребностях в персонале.

Разбираемся, как организовать работу в условиях коронавируса, что нового появилось в бумажных трудовых книжках с 1 сентября

При отсутствии трудовой книжки или электронных сведений о трудовой деятельности, а также в случае, когда в них содержатся неправильные и неточные сведения.

Роструд рассказал, обязан ли работодатель предупреждать граждан, впервые поступающих на работу, о том, что бумажные трудовые книжки оформляться им не будут.

С 1 сентября работодателям нужно было заменить аптечки, однако вопросы по изменениям возникают до сих пор.

В 2022 году нас ждут 6 праздничных периодов.