Документация подлежащая длительному хранению зданий и сооружений

19. Хранение и ведение проектно-сметной и технической

документации на здания и сооружения

19.1. Вся проектно-сметная и техническая документация на эксплуатируемые и вновь построенные здания и сооружения, принятые приемочной комиссией к эксплуатации, должна храниться в техническом архиве территориального органа УИС и архиве учреждения как документация строгой отчетности.

19.2. В архиве должна храниться следующая проектно-сметная и техническая документация на здания и сооружения:

— материалы инженерно-геологических изысканий (данные о геологических и гидрогеологических условиях площадки учреждения и т.д.);

— акты приемки в эксплуатацию приемочной комиссией законченных строительством объектов;

— заводские сертификаты на поставленные стальные конструкции ;

Документация, хранящаяся только в архиве учреждения.

— документы, удостоверяющие качество примененных железобетонных конструкций, узлов, деталей, метизов, электродов и др. ;

Документация, хранящаяся только в архиве учреждения.

— акты на скрытые работы ;

Документация, хранящаяся только в архиве учреждения.

— акты приемки работ по антикоррозийной защите строительных конструкций ;

Документация, хранящаяся только в архиве учреждения.

— акты на испытание отдельных узлов (видов) инженерных систем.

Документация, хранящаяся только в архиве учреждения.

19.3. При отсутствии необходимой проектно-сметной и технической документации зданий и сооружений специалисты службы надзора обязаны принять меры к получению, восстановлению или составлению недостающих документов.

19.4. Все необходимые технические и технико-экономические данные о зданиях и сооружениях сосредотачиваются в двух документах: техническом паспорте на здание и техническом журнале по эксплуатации здания.

19.5. Технический паспорт составляется на каждое капитальное здание и сооружение и является основным документом, содержащим конструктивную и технико-экономическую характеристику объекта и все основные сведения, необходимые в процессе его эксплуатации.

19.6. Паспорт заполняется по единой форме в соответствии с Положением о проведении ППР зданий и сооружений (приложение 15).

19.7. К паспорту должны быть приложены:

— копии рабочих чертежей или обмерные чертежи планов, разрезов, фасадов здания или сооружения с внесенными в них отступлениями от проекта;

— перечень предусмотренных проектом или экспертизой требований по обеспечению нормальной эксплуатации здания или сооружения.

19.8. Ответственность за своевременное составление технического паспорта, полноту и достоверность внесенных в него сведений, а также за своевременное внесение изменений возлагается на службу контроля и надзора учреждения. Заполненный технический паспорт является документом для служебного пользования. Один экземпляр паспорта хранится в архиве учреждения, второй — в архиве территориального органа УИС.

19.9. Технический журнал по эксплуатации здания и сооружения является документом, отражающим состояние эксплуатируемого объекта.

19.10. В журнал заносятся:

— данные о результатах систематических наблюдений за зданием и сооружением и их конструктивными элементами;

— заключения по результатам инструментальных наблюдений за осадками и другими деформациями конструктивных элементов;

— основные заключения по результатам периодических технических осмотров объекта;

— сведения о фактах серьезных нарушений правил технической эксплуатации здания и сооружения и мерах по пресечению таких нарушений;

— данные о проведенных капитальных ремонтах (сроки, характер ремонта, объем и место производства работ);

— сведения о проведенных реконструкциях (сроки, характер).

Все эти сведения отражают не только историю эксплуатации объекта, но и техническое его состояние на каждый данный период времени и используются при планировании ремонта и при составлении дефектных ведомостей.

Ведение технического журнала по эксплуатации поручается лицу, ответственному за эксплуатацию здания.

Технический журнал по эксплуатации составляется в одном экземпляре на каждый крупный объект или группу небольших объектов. Форма технического журнала по эксплуатации приведена в приложении 16.

Видео:Организация и хранение документов дома. Как навести порядок в домашних бумагахСкачать

Техническая документация долговременного хранения

1.5.1. В состав технической документации длительного хранения входит:

план участка в масштабе 1:1000 — 1:2000 с жилыми зданиями и сооружениями, расположенными на нем;

проектно-сметная документация и исполнительные чертежи на каждый дом;

акты приемки жилых домов от строительных организаций;

акты технического состояния жилого дома на передачу жилищного фонда другому собственнику;

схемы внутридомовых сетей водоснабжения, канализации, центрального отопления, тепло-, газо-, электроснабжения и др. (схема внутридомовых сетей прилагается для сведения);

паспорта котельного хозяйства, котловые книги;

паспорта лифтового хозяйства;

паспорта на каждый жилой дом, квартиру и земельный участок;

исполнительные чертежи контуров заземления (для зданий, имеющих заземление).

1.5.2. Техническая документация длительного хранения должна корректироваться по мере изменения технического состояния, переоценки основных фондов, проведения капитального ремонта или реконструкции и т.п.

1.5.3. В состав документации, заменяемой в связи с истечением срока ее действия, входят:

сметы, описи работ на текущий и капитальный ремонт;

акты технических осмотров;

журналы заявок жителей;

протоколы измерения сопротивления электросетей;

протоколы измерения вентиляции.

1.6. Собственники жилищного фонда или их уполномоченные должны своевременно вносить изменения в исполнительную документацию по планировке помещений, конструктивным элементам и инженерному оборудованию, возникающие в результате ремонтов, реконструкции, модернизации, перепланировки и повышения благоустройства с корректировкой технического паспорта на дома, строения и земельный участок.

1.7. Условия и порядок переоборудования (переустройства, перепланировки) (далее — переоборудование) жилых и нежилых помещений и повышение благоустройства жилых домов и жилых помещений.

1.7.1. Переоборудование жилых и нежилых помещений в жилых домах допускается производить после получения соответствующих разрешений в установленном порядке.

Переоборудование жилых помещений может включать в себя: установку бытовых электроплит взамен газовых плит или кухонных очагов, перенос нагревательных сантехнических и газовых приборов, устройство вновь и переоборудование существующих туалетов, ванных комнат, прокладку новых или замену существующих подводящих и отводящих трубопроводов, электрических сетей и устройств для установки душевых кабин, «джакузи», стиральных машин повышенной мощности и других сантехнических и бытовых приборов нового поколения.

Перепланировка жилых помещений может включать: перенос и разборку перегородок, перенос и устройство дверных проемов, разукрупнение или укрупнение многокомнатных квартир, устройство дополнительных кухонь и санузлов, расширение жилой площади за счет вспомогательных помещений, ликвидация темных кухонь и входов в кухни через квартиры или жилые помещения, устройство или переоборудование существующих тамбуров.

1.7.2. Переоборудование и перепланировка жилых домов и квартир (комнат), ведущие к нарушению прочности или разрушению несущих конструкций здания, нарушению в работе инженерных систем и (или) установленного на нем оборудования, ухудшению сохранности и внешнего вида фасадов, нарушению противопожарных устройств, не допускаются.

1.7.3. Перепланировка квартир (комнат), ухудшающая условия эксплуатации и проживания всех или отдельных граждан дома или квартиры, не допускается.

1.7.4. Наниматель, допустивший самовольное переустройство жилого и подсобного помещений, переоборудование балконов и лоджий, перестановку либо установку дополнительного санитарно-технического и иного оборудования, обязан привести это помещение в прежнее состояние.

1.7.5. Аварийное состояние жилого дома, его части, отдельных конструкций или элементов инженерного оборудования, вызванное несоблюдением нанимателем, арендатором или собственником жилого помещения по его вине, устраняется в установленном порядке обслуживающей организацией.

1.8. Техническая эксплуатация жилищного фонда включает в себя:

Управление жилищным фондом:

а) организацию эксплуатации;

б) взаимоотношения со смежными организациями и поставщиками;

в) все виды работы с нанимателями и арендаторами.

Техническое обслуживание и ремонт строительных конструкций и инженерных систем зданий:

а) техническое обслуживание (содержание), включая диспетчерское и аварийное;

в) подготовка к сезонной эксплуатации;

г) текущий ремонт;

д) капитальный ремонт.

а) уборка мест общего пользования;

б) уборка мест придомовой территории;

в) уход за зелеными насаждениями.

Содержание и ремонт жилищного фонда

1.9.1. Граждане, проживающие в домах муниципального и государственного жилищного фонда, пользуются жильем в порядке, установленном гражданским и жилищным законодательством.

Обслуживание и ремонт мест общего пользования в многоквартирных жилых домах выполняются в установленном порядке.

1.10. Государственный контроль за соблюдением всеми участниками жилищных отношений настоящих Правил осуществляется Государственной жилищной инспекцией Российской Федерации .

Положение о государственной жилищной инспекции в Российской Федерации, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.1994 N 1086 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 23, ст. 2566; 1995, N 10, ст. 894; 1997, N 42, ст. 4788).

II. ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕХНИЧЕСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

И ТЕКУЩЕГО РЕМОНТА ЖИЛИЩНОГО ФОНДА

Техническое обслуживание здания включает комплекс работ по поддержанию в исправном состоянии элементов и внутридомовых систем, заданных параметров и режимов работы его конструкций, оборудования и технических устройств.

Система технического обслуживания (содержания и текущего ремонта) жилищного фонда обеспечивает нормальное функционирование зданий и инженерных систем в течение установленного срока службы здания с использованием в необходимых объемах материальных и финансовых ресурсов.

Техническое обслуживание жилищного фонда включает работы по контролю за его состоянием, поддержанию в исправности, работоспособности, наладке и регулированию инженерных систем и т.д. Контроль за техническим состоянием следует осуществлять путем проведения плановых и внеплановых осмотров.

Текущий ремонт здания включает в себя комплекс строительных и организационно-технических мероприятий с целью устранения неисправностей (восстановления работоспособности) элементов, оборудования и инженерных систем здания для поддержания эксплуатационных показателей.

2.1. Система технического осмотра жилых зданий

Целью осмотров является установление возможных причин возникновения дефектов и выработка мер по их устранению. В ходе осмотров осуществляется также контроль за использованием и содержанием помещений.

Один раз в год в ходе весеннего осмотра следует проинструктировать нанимателей, арендаторов и собственников жилых помещений о порядке их содержания и эксплуатации инженерного оборудования и правилах пожарной безопасности.

2.1.1. Плановые осмотры жилых зданий следует проводить:

общие, в ходе которых проводится осмотр здания в целом, включая конструкции, инженерное оборудование и внешнее благоустройство;

частичные — осмотры, которые предусматривают осмотр отдельных элементов здания или помещений.

Общие осмотры должны производиться два раза в год: весной и осенью (до начала отопительного сезона).

Рекомендуемая периодичность плановых и частичных осмотров элементов и помещений зданий приведена в приложении N 1.

После ливней, ураганных ветров, обильных снегопадов, наводнений и других явлений стихийного характера, вызывающих повреждения отдельных элементов зданий, а также в случае аварий на внешних коммуникациях или при выявлении деформации конструкций и неисправности инженерного оборудования, нарушающих условия нормальной эксплуатации, должны проводиться внеочередные (неплановые) осмотры.

2.1.2. Организация проведения осмотров и обследований жилых зданий осуществляется следующим образом:

общие плановые осмотры, а также внеочередные проводятся соответствующими организациями по обслуживанию жилищного фонда. При осмотрах кооперативных домов, находящихся на техническом обслуживании организации по обслуживанию жилищного фонда, в комиссию следует дополнительно включать представителя правления ЖСК;

частичные плановые осмотры конструктивных элементов и инженерного оборудования проводятся специалистами или представителями специализированных служб, обеспечивающих их техническое обслуживание и ремонт.

Особое внимание в процессе осмотров должно быть уделено тем зданиям и их конструкциям и оборудованию, которые имеют физический износ свыше 60%.

2.1.3. Обнаруженные во время осмотров дефекты, деформации конструкций или оборудования зданий, которые могут привести к снижению несущей способности и устойчивости конструкций или здания, обрушению или нарушению нормальной работы оборудования, должны быть устранены собственником с привлечением организации по содержанию жилищного фонда или с другой привлеченной для выполнения конкретного вида работ организацией в сроки, указанные в приложении N 2.

Организация по обслуживанию жилищного фонда должна принимать срочные меры по обеспечению безопасности людей, предупреждению дальнейшего развития деформаций, а также немедленно информировать о случившемся его собственника или уполномоченное им лицо.

2.1.4. Результаты осмотров должны отражаться в специальных документах по учету технического состояния зданий: журналах, паспортах, актах.

В журнале осмотров отражаются выявленные в процессе осмотров (общих, частичных, внеочередных) неисправности и повреждения, а также техническое состояние элементов дома (приложение N 3).

Видео:Приведите это в порядок немедленно!Скачать

Техническая документация МКД : что в неё входит?

У многих управляющих организаций возникает вопрос: что входит в состав технической документации МКД, обязательной для хранения? Некоторые УО жалуются, что в этом вопросе нет полной ясности, потому что в законодательстве представлен размытый перечень. В действительности же это не так. В законе вполне ясно говорится о составе, порядке хранения и обновлении ТД.

Видео:Как правильно хранить первичную документацию?Скачать

Перечень документов

Перечень документов, которые входят в состав технической документации МКД, определён в постановлении Правительства РФ N 491 от 13.08.2006 (п. 24 и 26). Это те документы, в которых содержится информация о составе и состоянии общего имущества:

• технический паспорт дома;
• документы на приборы учёта;
• документы о приёмке результатов работ, сметы, описи работ;
• акты осмотра, проверки состояния;
• акты проверок и выданные паспорта готовности к отопительному периоду;
• инструкция по эксплуатации МКД;
• кадастровый план земельного участка;
• выписка из Росреестра;
• градостроительный план земельного участка;
• документы о действии сервитута или иного обременения;
• проектная документация;
• списки собственников, нанимателей и арендаторов;
• договоры об использовании общего имущества МКД;
• решения и протоколы общих собраний собственников;
• иные документы.

Перечисленные документы передаются от застройщика, предыдущей УО или собственников (в том случае, если дом находился в непосредственном управлении). Таких документов, как инструкции по эксплуатации МКД и проектная документация, у УО может и не быть, если они были по каким-то причинам утрачены. В первую очередь это относится к старым домам, построенным в прошлом веке или раньше.

Другие документы, которые есть далеко не всегда, – договоры об использовании общего имущества МКД и документы о действии сервитута или иного обременения. Очевидно, что они есть только в тех МКД, собственники которых сдают в аренду ОИ или согласились на установление сервитута.

Поясним, что сервитут – это право ограниченного пользования чужим объектом недвижимого имущества. Он может устанавливаться, к примеру, для прокладки коммуникаций, или это может быть разрешение провести через свой участок какие-то инженерные сети или дорогу, которыми будут пользоваться собственники других домов.

Напротив, градостроительный план земельного участка – документ, который нужен для новых домов. С того момента, как в вашем городе был принят градостроительный план, его наличие в техдокументации для МКД, построенного после его принятия, становится обязательным.

Часть названных документов хранится в неизменном виде, а часть обновляется: это информация о собственниках и нанимателях помещений в МКД, а также о лицах, использующих ОИ в МКД на основании договоров, в том числе и ведение списков. Это устанавливается Стандартами управления МКД, которые введены постановлением Правительства РФ N 416. Соответственно, регулярно должны актуализироваться списки собственников, нанимателей и арендаторов, потому что меняется их состав.

Обновлению подлежит технический паспорт многоквартирного дома, это делается раз в 5 лет после инвентаризации. Если, например, изменилась площадь квартиры после перепланировки, то изменения вносятся сначала в техпаспорт квартиры, а потом и в техпаспорт всего дома.

Также обновляется выписка из Росреестра, в которой содержатся сведения о том, кому принадлежат жилые и нежилые помещения.

Видео:Хранение документов дома - Наводим порядок в бумагах | 25 часов в суткахСкачать

Иные документы

Самый загадочный пункт в перечне технической документации – «иные документы». Дело в том, что перечень благодаря этому пункту становится по сути открытым, в него могут входить любые документы, которые имеют какое-то отношение к управлению МКД. Достаточно того, чтобы решение о вхождении какого-то из документов в состав техдокументации было принято на ОСС простым большинством голосов.

Таким «дополнительным» документом может быть, например, договор с подрядчиком и даже какой-то внутренний документ УО – табеля зарплат или штатное расписание. Отметим, что если такое решение на ОСС будет принято и согласовано с УО, то документ войдёт в состав технической документации. А это значит, что тогда у собственников появится право знакомиться с ним.

У УО есть возможность предвосхитить такое развитие событий ещё на этапе заключения договора управления: достаточно просто внести в него закрытый перечень документов, согласовав его с собственниками. Тогда у собственников не будет возможности расширять этот список.

Видео:Документы в АРХИВ на долгие годы хранения! (инструкция)Скачать

Приём-передача техдокументации

Обратим ваше внимание на то, что нужно крайне ответственно подходить к вопросу о полноте технической документации и её своевременном обновлении. Потому что в случае передачи МКД другой УО, ТСЖ или собственникам в управление, вся техдокументация должна быть передана в полном объёме в 30-дневный срок. Если же какие-то документы отсутствуют либо утрачены, они должны быть восстановлены. (Порядок приёма-передачи технической документации установлен в постановлении Правительства РФ N 416.)

При приёме-передаче ТД новая УО проверяет не только наличие всех документов, но и их актуальность на момент передачи. Если здесь возникают какие-то проблемы, то новая УО указывает в протоколе приёма-передачи, что требует восстановления или обновления. После этого прежняя УО обязана в течение 3 месяцев восстановить или обновить документы, а затем передать их по отдельному акту приёма-передачи вновь выбранной УО.

И на какие бы причины отсутствия техдокументации старая УО ни ссылалась, она обязана её передать, что явно следует из постановления Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ. Согласно ему, отсутствие или утрата ТД не прекращает обязанность по её передаче.

Если и после 3 месяцев документы не переданы новой УО, можно смело обращаться в суд, в ГЖИ, в прокуратуру. И это вполне адекватная мера, поскольку иначе невозможно будет осуществлять полноценное управление домом. Это также позволит подстраховаться на случай передачи МКД другой УО – избежать затрат на восстановление технической документации (ведь затраты при этом ложатся именно на УО) и возможных штрафов.

Если у вас остались вопросы, вы всегда можете обратиться к нам за консультацией. Также мы помогаем управляющим компаниям соответствовать 731 ПП РФ о Стандарте раскрытия информации (заполнение портала Реформа ЖКХ, сайта УК, информационных стендов) и ФЗ № 209 (заполнение ГИС ЖКХ). Мы всегда рады вам помочь!

📸 Видео

Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.Скачать

Ответственное хранениеСкачать

СРОКИ ХРАНЕНИЯ. ФСБУ 27/2021: ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВСкачать

Как понять сроки хранения документов: Приказ 236 - архивное хранение документовСкачать

Делопроизводство и архив организацииСкачать

Оформление дел на хранение. Фрагмент семинара - Елена А. ПономареваСкачать

Урок 22. Текущее хранение документов. Проведение экспертизы ценности бумажных документов.Скачать

Сколько времени нужно хранить документыСкачать

Особые отметки сроков хранения документов - Елена А. ПономареваСкачать

Сроки хранения документов в архивахСкачать

Эффективное хранение домашних документовСкачать

Хранение документов, обязанности принимающей стороны, увольнение отпускникаСкачать

Организация и хранение документов дома📗🧾🗂 Как навести порядок в домашних бумагах.Скачать

Как составить архивную опись | Мария Алхутова. РУНОСкачать

Топографирование. Оборудование для хранения документов | Мария Алхутова. РУНОСкачать