Срок хранения документации по закупкам по 44-ФЗ — не меньше 6 лет с момента начала заказа, но есть исключения. В течение этого времени уничтожать бумаги нельзя. Эти правила вступают в силу с 01.01.2022.
- Как хранить документы до 2022 года
- Таблица сроков хранения
- Как установить сроки хранения
- Все сроки хранения документов по закупкам с 2021 года
- Какие сроки с 2021 года
- Хранение документов о закупках по Закону 44-ФЗ
- Ссылки на документы откроются в вашем комплекте СПС КонсультантПлюс. Если нужного документа в комплекте нет — закажите его. Это бесплатно! (сервис доступен для клиентов АПИ и компаний Нижегородской области)
- 📺 Видео
Видео:Организация и хранение документов дома📗🧾🗂 Как навести порядок в домашних бумагах.Скачать
Как хранить документы до 2022 года
Закупочная документация заказчика хранится как в электронном, так и в бумажном видах. Правила, как должна храниться аукционная документация и другие регистры, определены не в 44-ФЗ. В законе о контрактной системе прописаны сроки только для бумажных процедур. В частности:
- конкурсная документация с изменениями и разъяснениями, заявки на участие в конкурсе, все протоколы и аудиозаписи вскрытия конвертов хранятся в течение не менее 3 лет (ч. 15 ст. 53 44-ФЗ, письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2017);
- в ст. 90 определено, сколько хранятся заявки по 44-ФЗ, — документация с изменениями и разъяснениями о закрытом аукционе, заявки на участие, все протоколы хранятся в течение минимум 3 лет (ч. 13 ст. 90 44-ФЗ, письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2017).
Сейчас (в 2021) срок хранения закупочной документации по 44-ФЗ составляет три года. По истечении этого периода организация либо продолжает хранить регистры, либо уничтожает их. Но с 01.01.2022 документация становится не обязательной для заказчиков (360-ФЗ от 02.07.2021). Теперь перед проведением закупки составляется извещение, проект контракта, техническое задание и другие бумаги, но не документация.
Порядок и сроки сохранности документальных материалов прописан в следующих нормативно-правовых актах:
В пунктах 217-233 приказа Росархива № 236 от 20.12.2019 указан срок хранения планов-графиков по 44-ФЗ и других бумаг по закупкам — минимум 3 года. Объект и объем заказа не влияют на периодичность содержания регистров.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как хранить документы по 223-ФЗ. Используйте эти инструкции бесплатно.
Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 2 ДНЯ .
Видео:Особые отметки сроков хранения документов - Елена А. ПономареваСкачать
Таблица сроков хранения
В таблице показали, какие документы подлежат хранению после закупочных процедур по 44-ФЗ, и разделили длительность по типам документов.
Вид регистра | Период сохранности, лет |
---|---|
Предельный срок хранения контрактов по 44-ФЗ (государственных и муниципальных контрактов) | 5 (после исполнения) |
Весь номенклатурный список закупочной документации, в том числе и переписки, как у организации-заказчика, так и у иных учреждений | 3 (после завершения процедур, заключения контракта, признания заказа несостоявшимся) |
Положения о комиссиях (единой, приемочной, экспертной и т. п.) | Постоянно |
План-график | 3 |
Все журналы регистрации | 3 |
Реестры контрактов | Постоянно |
Отчеты по контрактам | Постоянно |
Реестры закупок, осуществляемых учреждением без заключения госконтракта | До ликвидации организации-заказчика |
Если заказчик оформляет отдельное распоряжение о лимитах бюджетных обязательств, выделенных на закупочную деятельность, срок хранения приказа о лимите закупок определяется по п. 19 приказа Росархива № 236. Все приказы по административно-хозяйственным вопросам хранятся в течение 5 лет. А вот распоряжения по основной деятельности необходимо хранить постоянно или до ликвидации организации.
Видео:Какие документы проверить при покупке гаража?Скачать
Как установить сроки хранения
Заказчик вправе самостоятельно регламентировать перечень и срок хранения архива по 44-ФЗ, ориентируясь на положения нормативных актов. Для этого ответственному работнику необходимо подготовить внутренний приказ, регулирующий сохранность материалов по контрактной деятельности учреждения.
Во внутреннем приказе организации-заказчика надлежит определить ответственное лицо и начало отсчета периода сохранности (1 января, следующее за годом осуществления процедуры).
Приказом утверждается перечень документации, которую хранит заказчик, и состав экспертной комиссии, ответственной за порядок учета таких материалов.
Распоряжение подписывается руководителем. Все перечисленные в нем ответственные лица должны поставить подписи, подтверждающие факт ознакомления с содержанием указа.
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
Видео:Как правильно хранить первичную документацию?Скачать
Все сроки хранения документов по закупкам с 2021 года
Видео:Хранение электронных документов, госзакупки по 223-ФЗ, налоговые резидентыСкачать
Какие сроки с 2021 года
- осуществление закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд;
- осуществление закупок отдельными видами юридических лиц;
- получение грантов.
Отметим, что прежние правила (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) не выделяли в отдельный раздел документы по закупкам. Они лишь обязывали 5 лет хранить реестры закупок, осуществляемые без заключения контракта и 10 лет документы (заключения, справки, технико-экономические обоснования) о целесообразности закупок импортной продукции и материалов.
Далее в таблице перечислены все виды документации по закупкам со сроками хранения и уточнениями, где их посчитал нужным сделать Росархив. Сразу поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение.
Видео:Новые сроки хранения бухгалтерских и налоговых документовСкачать
Хранение документов о закупках по Закону 44-ФЗ
Ссылки на документы откроются в вашем комплекте СПС КонсультантПлюс. Если нужного документа в комплекте нет — закажите его. Это бесплатно! (сервис доступен для клиентов АПИ и компаний Нижегородской области)
Минимальный набор документов, которые заказчик должен хранить, и срок такого хранения предусмотрены Законом N 44-ФЗ лишь для конкурса и закрытого аукциона (ч. 15 ст. 53, ч. 13 ст. 90 Закона N 44-ФЗ).
Необходимо соблюдать сроки хранения документов, установленные Перечнем N 236 (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ, п. 4.3 Инструкции N 237). Это снизит риск претензий со стороны контрольных органов и позволит вам предоставлять нужные сведения при проверках. После истечения сроков хранения продлите их или уничтожьте документы (п. 4.3 Инструкции N 237).
Контракты храните не менее пяти лет со дня истечения срока действия, прекращения обязательств по ним. После истечения пятилетнего срока контракты могут быть отобраны экспертно-проверочной комиссией для постоянного хранения (ст. 224 Перечня N 236).
Для установления сроков хранения конкретных документов о закупках воспользуйтесь таблицей:
Номер статьи Перечня N 236
Положения (регламенты) о контрактных управляющих; контрактной службе; комиссиях по осуществлению закупок
Реестры закупок, осуществленных без заключения государственного или муниципального контракта
До ликвидации организации
Государственные и муниципальные контракты
После истечения этого срока экспертно-проверочная комиссия может отобрать контракты на постоянное хранение.
Исчисляйте этот срок со дня истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по нему
Документы к контрактам (расчеты, заключения, справки, переписка)
Исчисляйте этот срок с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним было закончено. Срок хранения журналов исчисляйте с 1 января года, следующего за тем, в котором завершено их ведение (ч. 2 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ, п. 4.1 Инструкции N 237)
Документы, составленные при проведении конкурса (извещение, документация, внесенные изменения, разъяснения документации, заявки, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками, протоколы)
Документы, составленные при проведении аукциона (извещение, документация, внесенные изменения, разъяснения документации, заявки, протоколы)
Документы, составленные при проведении запроса котировок (извещения, запросы, заявки, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками, протоколы)
Документы, составленные при проведении запроса предложений (извещения, приглашения, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками, конвертов с окончательными предложениями, протоколы)
Журналы регистрации заявок на участие в закупке
Журналы регистрации представителей организаций, подавших заявки и прибывших на процедуру вскрытия конвертов с заявками
Переписка по осуществлению закупок
Важно! Перечень N 236 применяется ко всем документам, делопроизводство по которым закончено (в том числе до 17.02.2020 включительно). Исключение составляют документы, внесенные в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если описи и акты утверждены до этой даты (Письмо Росархива от 13.03.2020 N Р/М-479).
📺 Видео
Какие документы должны быть на лодку, не подлежащую гос.регистрации? Разъяснения ГИМС МЧССкачать
Как купить дачу? Какие документы нужны? Росреестр разъясняет.Скачать
Ликвидация компании: что делать с документами (1 ч.)?Скачать
Организация и хранение документов дома. Как навести порядок в домашних бумагахСкачать
Где и как я храню документы и личные данные. Приёмы личной эффективности.Скачать
1С:ERP Урок 35. Закупки. Поступление товаровСкачать
Правила хранения закупочных документов по 223-ФЗСкачать
Организация хранения лекарственных средств.Скачать
Ответственность заказчиков за нарушение порядка хранения и уничтожения документовСкачать
Собираетесь покупать ЗЕМЕЛЬНЫЙ УЧАСТОК? А вы знаете, что необходимо проверить перед покупкой?Скачать
Хранение документов дома - Наводим порядок в бумагах | 25 часов в суткахСкачать
Налоговая требует документы на закупку товара, а их нет. Налоговый юрист и проверки. Бизнес и налогиСкачать
Организация хранения документов (квитанции).Скачать
Документы для имущественного налогового вычета при покупке квартиры, дома, строительстве и ипотекеСкачать