Документы о закупке подлежащие хранению

Сколько нужно хранить документы о закупках с 2022 года

Срок хранения документации по закупкам по 44-ФЗ — не меньше 6 лет с момента начала заказа, но есть исключения. В течение этого времени уничтожать бумаги нельзя. Эти правила вступают в силу с 01.01.2022.

Видео:Организация и хранение документов дома📗🧾🗂 Как навести порядок в домашних бумагах.Скачать

Организация и хранение документов дома📗🧾🗂 Как навести порядок в домашних бумагах.

Как хранить документы до 2022 года

Закупочная документация заказчика хранится как в электронном, так и в бумажном видах. Правила, как должна храниться аукционная документация и другие регистры, определены не в 44-ФЗ. В законе о контрактной системе прописаны сроки только для бумажных процедур. В частности:

  • конкурсная документация с изменениями и разъяснениями, заявки на участие в конкурсе, все протоколы и аудиозаписи вскрытия конвертов хранятся в течение не менее 3 лет (ч. 15 ст. 53 44-ФЗ, письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2017);
  • в ст. 90 определено, сколько хранятся заявки по 44-ФЗ, — документация с изменениями и разъяснениями о закрытом аукционе, заявки на участие, все протоколы хранятся в течение минимум 3 лет (ч. 13 ст. 90 44-ФЗ, письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2017).

Сейчас (в 2021) срок хранения закупочной документации по 44-ФЗ составляет три года. По истечении этого периода организация либо продолжает хранить регистры, либо уничтожает их. Но с 01.01.2022 документация становится не обязательной для заказчиков (360-ФЗ от 02.07.2021). Теперь перед проведением закупки составляется извещение, проект контракта, техническое задание и другие бумаги, но не документация.

Порядок и сроки сохранности документальных материалов прописан в следующих нормативно-правовых актах:

В пунктах 217-233 приказа Росархива № 236 от 20.12.2019 указан срок хранения планов-графиков по 44-ФЗ и других бумаг по закупкам — минимум 3 года. Объект и объем заказа не влияют на периодичность содержания регистров.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как хранить документы по 223-ФЗ. Используйте эти инструкции бесплатно.

Документы о закупке подлежащие хранению

Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 2 ДНЯ .

Видео:Особые отметки сроков хранения документов - Елена А. ПономареваСкачать

Особые отметки сроков хранения документов - Елена А. Пономарева

Таблица сроков хранения

В таблице показали, какие документы подлежат хранению после закупочных процедур по 44-ФЗ, и разделили длительность по типам документов.

Вид регистраПериод сохранности, лет
Предельный срок хранения контрактов по 44-ФЗ (государственных и муниципальных контрактов)5 (после исполнения)
Весь номенклатурный список закупочной документации, в том числе и переписки, как у организации-заказчика, так и у иных учреждений3 (после завершения процедур, заключения контракта, признания заказа несостоявшимся)
Положения о комиссиях (единой, приемочной, экспертной и т. п.)Постоянно
План-график3
Все журналы регистрации3
Реестры контрактовПостоянно
Отчеты по контрактамПостоянно
Реестры закупок, осуществляемых учреждением без заключения госконтрактаДо ликвидации организации-заказчика

Если заказчик оформляет отдельное распоряжение о лимитах бюджетных обязательств, выделенных на закупочную деятельность, срок хранения приказа о лимите закупок определяется по п. 19 приказа Росархива № 236. Все приказы по административно-хозяйственным вопросам хранятся в течение 5 лет. А вот распоряжения по основной деятельности необходимо хранить постоянно или до ликвидации организации.

Видео:Какие документы проверить при покупке гаража?Скачать

Какие документы проверить при покупке гаража?

Как установить сроки хранения

Заказчик вправе самостоятельно регламентировать перечень и срок хранения архива по 44-ФЗ, ориентируясь на положения нормативных актов. Для этого ответственному работнику необходимо подготовить внутренний приказ, регулирующий сохранность материалов по контрактной деятельности учреждения.

Во внутреннем приказе организации-заказчика надлежит определить ответственное лицо и начало отсчета периода сохранности (1 января, следующее за годом осуществления процедуры).

Приказом утверждается перечень документации, которую хранит заказчик, и состав экспертной комиссии, ответственной за порядок учета таких материалов.

Распоряжение подписывается руководителем. Все перечисленные в нем ответственные лица должны поставить подписи, подтверждающие факт ознакомления с содержанием указа.

Документы о закупке подлежащие хранению

В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.

Видео:Как правильно хранить первичную документацию?Скачать

Как правильно хранить первичную документацию?

Все сроки хранения документов по закупкам с 2021 года

Видео:Хранение электронных документов, госзакупки по 223-ФЗ, налоговые резидентыСкачать

Хранение электронных документов, госзакупки по 223-ФЗ, налоговые резиденты

Какие сроки с 2021 года

  • осуществление закупок товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд;
  • осуществление закупок отдельными видами юридических лиц;
  • получение грантов.

Отметим, что прежние правила (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) не выделяли в отдельный раздел документы по закупкам. Они лишь обязывали 5 лет хранить реестры закупок, осуществляемые без заключения контракта и 10 лет документы (заключения, справки, технико-экономические обоснования) о целесообразности закупок импортной продукции и материалов.

Далее в таблице перечислены все виды документации по закупкам со сроками хранения и уточнениями, где их посчитал нужным сделать Росархив. Сразу поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение.

Видео:Новые сроки хранения бухгалтерских и налоговых документовСкачать

Новые сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов

Хранение документов о закупках по Закону 44-ФЗ

Ссылки на документы откроются в вашем комплекте СПС КонсультантПлюс. Если нужного документа в комплекте нет — закажите его. Это бесплатно! (сервис доступен для клиентов АПИ и компаний Нижегородской области)

Минимальный набор документов, которые заказчик должен хранить, и срок такого хранения предусмотрены Законом N 44-ФЗ лишь для конкурса и закрытого аукциона (ч. 15 ст. 53, ч. 13 ст. 90 Закона N 44-ФЗ).

Необходимо соблюдать сроки хранения документов, установленные Перечнем N 236 (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ, п. 4.3 Инструкции N 237). Это снизит риск претензий со стороны контрольных органов и позволит вам предоставлять нужные сведения при проверках. После истечения сроков хранения продлите их или уничтожьте документы (п. 4.3 Инструкции N 237).

Контракты храните не менее пяти лет со дня истечения срока действия, прекращения обязательств по ним. После истечения пятилетнего срока контракты могут быть отобраны экспертно-проверочной комиссией для постоянного хранения (ст. 224 Перечня N 236).

Для установления сроков хранения конкретных документов о закупках воспользуйтесь таблицей:

Номер статьи Перечня N 236

Положения (регламенты) о контрактных управляющих; контрактной службе; комиссиях по осуществлению закупок

Реестры закупок, осуществленных без заключения государственного или муниципального контракта

До ликвидации организации

Государственные и муниципальные контракты

После истечения этого срока экспертно-проверочная комиссия может отобрать контракты на постоянное хранение.

Исчисляйте этот срок со дня истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по нему

Документы к контрактам (расчеты, заключения, справки, переписка)

Исчисляйте этот срок с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним было закончено. Срок хранения журналов исчисляйте с 1 января года, следующего за тем, в котором завершено их ведение (ч. 2 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ, п. 4.1 Инструкции N 237)

Документы, составленные при проведении конкурса (извещение, документация, внесенные изменения, разъяснения документации, заявки, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками, протоколы)

Документы, составленные при проведении аукциона (извещение, документация, внесенные изменения, разъяснения документации, заявки, протоколы)

Документы, составленные при проведении запроса котировок (извещения, запросы, заявки, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками, протоколы)

Документы, составленные при проведении запроса предложений (извещения, приглашения, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками, конвертов с окончательными предложениями, протоколы)

Журналы регистрации заявок на участие в закупке

Журналы регистрации представителей организаций, подавших заявки и прибывших на процедуру вскрытия конвертов с заявками

Переписка по осуществлению закупок

Важно! Перечень N 236 применяется ко всем документам, делопроизводство по которым закончено (в том числе до 17.02.2020 включительно). Исключение составляют документы, внесенные в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если описи и акты утверждены до этой даты (Письмо Росархива от 13.03.2020 N Р/М-479).

📺 Видео

Какие документы должны быть на лодку, не подлежащую гос.регистрации? Разъяснения ГИМС МЧССкачать

Какие документы должны быть на лодку, не подлежащую гос.регистрации? Разъяснения ГИМС МЧС

Как купить дачу? Какие документы нужны? Росреестр разъясняет.Скачать

Как купить дачу?  Какие документы нужны?  Росреестр разъясняет.

Ликвидация компании: что делать с документами (1 ч.)?Скачать

Ликвидация компании: что делать с документами (1 ч.)?

Организация и хранение документов дома. Как навести порядок в домашних бумагахСкачать

Организация и хранение документов дома. Как навести порядок в домашних бумагах

Где и как я храню документы и личные данные. Приёмы личной эффективности.Скачать

Где и как я храню документы и личные данные. Приёмы личной эффективности.

1С:ERP Урок 35. Закупки. Поступление товаровСкачать

1С:ERP Урок 35. Закупки. Поступление товаров

Правила хранения закупочных документов по 223-ФЗСкачать

Правила хранения закупочных документов по 223-ФЗ

Организация хранения лекарственных средств.Скачать

Организация хранения лекарственных средств.

Ответственность заказчиков за нарушение порядка хранения и уничтожения документовСкачать

Ответственность заказчиков за нарушение порядка хранения и уничтожения документов

Собираетесь покупать ЗЕМЕЛЬНЫЙ УЧАСТОК? А вы знаете, что необходимо проверить перед покупкой?Скачать

Собираетесь покупать ЗЕМЕЛЬНЫЙ УЧАСТОК? А вы знаете, что необходимо проверить перед покупкой?

Хранение документов дома - Наводим порядок в бумагах | 25 часов в суткахСкачать

Хранение документов дома - Наводим порядок в бумагах | 25 часов в сутках

Налоговая требует документы на закупку товара, а их нет. Налоговый юрист и проверки. Бизнес и налогиСкачать

Налоговая требует документы на закупку товара, а их нет. Налоговый юрист и проверки. Бизнес и налоги

Организация хранения документов (квитанции).Скачать

Организация хранения документов (квитанции).

Документы для имущественного налогового вычета при покупке квартиры, дома, строительстве и ипотекеСкачать

Документы для имущественного налогового вычета при покупке квартиры, дома, строительстве и ипотеке
Поделиться или сохранить к себе:
История русского языка 📕